5 érv a szervezeti digitalizálás mellett

Amióta világ a világ, a fejlődésre és sikerre vágyó cégek folyamatosan keresik azokat a lehetőségeket, amelyek által gyorsabbá, hatékonyabbá és gazdaságosabbá tehetik a cégen belüli folyamatokat.

A technológia folyamatos fejlődésének köszönhetően, pedig megannyi lehetőség áll rendelkezésére a cégeknek, a kérdés már csak az, hogy élnek e velük.

Többek között ilyen lehetőség a szervezeti digitalizálás is, amely megvalósításával sok-sok előnyre tehet szert egy vállalat. És bár, már jó néhány éve megvalósítható a teljes szervezeti digitalizálás, mégis a mai napig rengeteg papírt halmoznak fel az irodákban.

Persze, mielőtt egy vezető a szervezeti digitalizálás mellett dönt, mérlegelnie kell, hogy milyen előnyöket és milyen mértékű fejlődést hozhat egy ilyen változtatás.

Így az alábbiakban most megmutatjuk, hogy a papírhalmok kiiktatásával, a digitalizálás előtérbe helyezésével, milyen előnyökre tehet szert egy vállalkozás:

1. Helymegtakarítás

A szervezeti digitalizálásnak köszönhetően rengeteg hely szabadítható fel az irodában.  Ugyanis, ha megszabadulsz a sok irattároló szekrénytől és polctól, amit eddig a papírok foglaltak el, akkor máris óriási hely keletkezik, ami a kényelemhez és a letisztultsághoz is hozzájárul.

Ha pedig mégsem akarsz végleg megszabadulni a szekrényektől, akkor más, fontosabb dolgok tárolására is felhasználhatod azokat. Nem beszélve arról, hogy nem kell többé folyamatosan a papírok halmazaitól roskadozó íróasztalokba botlani az irodában.

2. Költséghatékonyság

A papírok mennyiségének növekedésével természetesen a vállalat költségei is jelentősen emelkednek, miután egyre több papír megvásárlására van szükség. Emellett a nyomtatást tekintve is magas költségekkel kell számolnunk, gondoljunk csak a drága patronra vagy a nyomtató karbantartására.

De nem csak a papírral és a patronnal kell számolnunk, ugyanis a munkavállalók nyomtatással töltött ideje is bizony költséget jelent a vállalkozás számára.

3. Időspórolás, növekvő hatékonyság

Minél nagyobb vállalatról beszélünk, nagy valószínűséggel annál nagyobb a fizikai dokumentumok száma is az irodában. Ezek pedig nap mint nap, akár több száz ember kezében is megfordulhatnak.

Éppen ezért, ha összeadnánk az iratok rendezésével, tárolásával és folyamatos keresgélésével eltöltött időt, akkor naponta akár több óra is kijöhet eredményként.

Ha pedig ezek az iratok még rendszerezve sincsenek megfelelően, akkor még nagyobb káoszt és még hosszabb időt jelent megkeresni azokat.

A szervezeti digitalizálás segítségével viszont nagyban megkönnyíthetjük a munkatársak dolgát, ugyanis az információk másodperceken belül elérhetővé válnak. Ez pedig nem csak időmegtakarítást jelent, de rengeteg energiát, plusz munkát is megspórolhatunk.

4. Biztonság

Aki a szervezeti digitalizálás mellett dönt, az valójában a biztonság mellett dönt. És hogy miért?

Egy vállalat életében aligha van fontosabb tényező az adatbiztonságnál, ugyanis egy-egy kiszivárogtatott bizalmas információ súlyos következményekhez vezethet, súlyos költség- vagy akár presztízsvesztéssel is járhat.

A digitalizált iratok egyértelműen nagyobb biztonságban tudhatóak, mint a fizikai dokumentumok. A fizikai iratok útja egy irodában rendkívül nehezen követhető nyomon, ráadásul szinte bárki bármihez hozzáférhet.

Egy megfelelő elektronikus dokumentumkezelő rendszerben lehetőség van a hozzáférések korlátozására, így a vezetőség meghatározhatja, hogy kik azok az alkalmazottak, akik számára elérhetőek az egyes iratcsoportok.

5. Hozzáférhetőség

Ahogy azt az imént is említettük, ha a szervezeti digitalizálás mellett döntesz, mindenképp érdemes egy megbízható dokumentumkezelő programot alkalmazni, amely elősegíti a digitális iratok könnyű, gyors és szervezett kezelését, felhasználását. Ennek kivitelezésében pedig nagy segítségedre lehet a Rhenus.

Mi a Rhenus-nál, egy olyan saját szerverparkkal rendelkezünk, amelyen a digitalizált adatok könnyen tárolhatók, hozzáférhetők és amely jogi szempontból is tökéletesen megfelel az előírásoknak.

Napjainkban különösen előtérbe került, hogy a munkavállalók home office-ból is tökéletesen tudják végezni a munkájukat. Emiatt is jelent hatalmas előnyt az adatok digitalizálása, hiszen így a cégen belül lényegében bárki, bárhonnan és bármikor hozzáférhet a szükséges információkhoz.

Nálunk a Rhenus-nál, az adatok digitalizálása jelenti az első lépést, ezt követően az adatok rögzítésre kerülnek, majd a digitalizált dokumentumokat használható, jól kereshető és könnyen elérhető információvá alakítjuk. Mindezt természetesen a megbízó vállalat igényeire és kéréseire szabva.

Összefoglalva tehát a szervezeti digitalizálás mellett szóló érveket, segítségével rengeteg időt, energiát, pénzt és plusz munkát spórolhat meg egy vállalat, ezáltal jelentős mértékben növelve az eredményességét.

Ha többet szeretne megtudni az iratok digitalizációról és arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet mindezekben, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk Önt!

Vissza a hírekhez!