A cégen belüli iratmegsemmisítés és információbiztonság alapjai 3 lépésben

A technológia gyors fejlődésének köszönhetően az alkalmazottak számára a munkavégzés rugalmasabbá és hatékonyabbá vált, azonban ez együtt jár azzal is, hogy a kritikus üzleti dokumentumok könnyebben kiszivároghatnak és kerülhetnek rossz kezekbe. Ennek ellenére a napi tevékenységek nagyon ritkán koncentrálódnak az információbiztonság köré.

Azt tapasztaljuk, hogy az munkavállalók által elkövetett hibák gyakran vezetnek a bizalmas információk kiszivárgásához és információbiztonsági hibákhoz. A jó hír az, hogy szigorú irányelvek bevezetésével az ilyen helyzetek elkerülhetők. Szóval mit is kell tennie egy vállalatnak az információbiztonság megerősítése érdekében?

1. Egyértelműen meg kell határozni, hogy minden dokumentumnak van értéke és ennek megfelelően kell a biztonságukról gondoskodni.

A legtöbb cégnél a munkatársak és sok esetben a vezetők sem érzik igazán a súlyát a bizalmas dokumentumoknak. Pedig a szakszerűtlen menedzselésük komoly problémákat okozhat a vállalat számára.

A következő dokumentumokra különösen oda kell figyelni:

• Szerződések

• Ügyfél listák és ügyfél adatsorok

• Orvosi feljegyzések

• Bérszámfejtési információk

2. Végig kell gondolni a következőket, amikor az adott dokumentum megsemmisítése kerül szóba.

• Van személyazonosításra alkalmas információ a dokumentumban?

• Tartalmaz a dokumentum olyan információkat, amelyek törvény által védettek?

• A benne szereplő információk sértik az adatvédelmi törvényeket?

• Az információk tartalmaznak bizalmas vállalati információkat?

• A dokumentum tartalmaz pénzügyi adatokat?

Ha ezek közül bármelyikre is “igen” a válasz a dokumentum kapcsán, akkor azt véglegesen törölni kell, fizikai dokumentum esetén pedig meg kell semmisíteni iratmegsemmisítővel, vagy külsős cég segítségével - a kukába dobás nem megoldás és a dokumentumok szerte széjjel hagyása sem az.

3. Építsen be adatkezelési és iratmegsemmisítési szabályokat a munkatársak számára és folyamatosan ellenőrizze is ezek betartását.

A legegyszerűbben úgy kerülhetők el az emberi tényezőből fakadó hibák, ha folyamatosan edukáljuk a munkatársakat és szigorú kereteket szabunk számukra az adatkezelés területén, amit folyamatosan ellenőrzünk és betartatunk velük. Ha komoly figyelmet helyezünk az információbiztonságra, akkor minimalizálhatjuk a veszélyforrások számát.

Ha többet szeretne megtudni az információbiztonságról, az iratmegsemmisítésről és arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet mindezekben, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk Önt!

Vissza a hírekhez!