A dokumentumkezelés és a vállalati digitalizáció lépései

A hatékony dokumentumkezelés az egyik legtöbb időt igénylő terület a kis és nagyvállalatok életében. Sajnos napjainkban is számtalan helyen láthatjuk, hogy kilószámra lepik el az asztalokat az iratok és a dolgozók alig találnak meg bármit. A jó hír, hogy eközben egyre több vezető jön rá, hogy ez nem egy járható út és teszi meg az első lépéseket a digitalizáció felé.

5 lépés a digitalizáció felé

1. Tervezés

Mielőtt belekezdünk a digitalizálás gyakorlati megvalósításába, mindenképpen meg kell terveznünk a lebonyolítását. A tervezés során fontos meghatározni azokat az irattípusokat, amelyek digitalizálásra fognak kerülni.

Ezt követően ki kell választani, hogy milyen dokumentumkezelő rendszer fogja tárolni a digitalizált iratokat, végül pedig azt is el kell dönteni, hogy milyen módon kerüljenek a digitalizált iratok megsemmisítésre – ha egyáltalán szeretnénk őket megsemmisíteni.

2. Az időpont meghatározása

Miután megterveztük, hogy miképpen fog lezajlani a folyamat, el kell döntenünk azt is, hogy mi lenne a legalkalmasabb időpont egy ilyen nagy volumenű feladat megkezdésére. Ebben a kiválasztott időpontban a kollégák feladata lesz az új és a használt dokumentumok beszkennelése majd megsemmisítése.

Erről a lépésről nem szabad elfeledkezni, hiszen minél előbbre tesszük a dátumot, annál hamarabb tapasztalhatjuk meg a digitalizáció nyújtotta előnyöket.

3. Az iratok kategorizálása

A rendszerezés és kategorizálás a digitalizálás folyamatának fontos eleme. A besorolást több szinten is elvégezhetjük - fontos, hogy a kifejezetten érzékeny információt tartalmazó iratok el legyenek különítve a többitől.

Ez azért lényeges mert a későbbiekben meg kell határoznunk, hogy egyes kollégáknak mely iratokhoz és irattípusokhoz legyen hozzáférésük.

4. Munkatársak informálása

Egy új dokumentumkezelési rendszer kialakításakor fontos, hogy részletesen tájékoztassuk a munkatársakat annak okairól, munkavégzést elősegítő tulajdonságairól és minden egyéb fontos részletről.

Ez nem csak azért szükséges, hogy a későbbiekben probléma mentesen tudják használni az új rendszert, hanem azért is, mert adhatnak olyan saját ötleteket, amelyek segíthetnek a digitalizálás folyamatának lebonyolításában.

5. Iratmegsemmisítés

Ha a folyamat végére értünk és minden iratot sikeresen beszkenneltünk, akkor egyetlen dolog maradt hátra - az iratok megsemmisítése.

Ez a lépés adatvédelmi szempontból fontos, hiszen az iratmegsemmisítésnek köszönhetően nem szivároghatnak ki és nem kerülhetnek illetéktelen kezekbe az érzékeny vállalati információk.

Persze fontos fejben tartani, hogy bár a digitalizálás számos előnnyel jár bármely vállalat számára, mégis a digitális átállás és maga a folyamat komoly kihívásokat jelent a cég munkatársait illetően. Éppen ezért érdemes elgondolkodni azon, hogy külsős cégre bízzuk a digitalizáció folyamatát.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet a digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!