A rendszertelen munkahelyi iratkezelés potenciális veszélyei

Elsőre talán jelentéktelen apróságnak tűnhet a munkahelyi iratkezelés kérdése, azonban a vállalkozások sikerességének és az eredményes munkavégzésnek kulcsfontosságú alkotóeleme.

Az iratok rendszertelen kezelése és tárolása óriási káoszt képes okozni a mindennapos munka során, ráadásul egy nagyobb vállalatnál ez többszörösen igaz, ahol akár több ezer dokumentumról is beszélhetünk.

Ha a munkahelyi iratkezeléssel kapcsolatos folyamatok nincsenek megfelelően koordinálva, az súlyosabb következményekkel járhat, mint azt gondolnánk.

Éppen ezért minden cégnél szükséges lenne bizonyos irányelvek bevezetése az iratkezelésre és a helyes tárolásra vonatkozóan. Ami pedig talán még fontosabb, hogy ezeket a szabályokat szigorúan betartassuk a munkavállalókkal.

De nézzük is, hogy milyen veszélyei lehetnek a szervezetlen munkahelyi iratkezelésnek:

Instabil adatvédelem

Ha a munkahelyi iratkezelés nincs rendszerezve, akkor nemcsak káosz fog eluralkodni az irodán, de a munkavállalók által elkövetett hibák is egyre gyakoribbá válnak.

Ez pedig azt eredményezi, hogy az egyes bizalmas információk is sokkal könnyebben kerülhetnek rossz kezekbe, hiszen az adatlopás és a kiszivárogtatás kockázata jelentősen megnő.

Már egyetlen ilyen eset is súlyos következményeket vonhat maga után, ugyanis megeshet, hogy nem csak anyagi kárral kell számolni, hanem presztízsvesztésre, a vállalati hírnév csorbulására is számítani lehet. Ráadásul, egy vállalat rossz hírneve egyértelműen ügyfélvesztést is eredményez.

A munkavállalók által elkövetett hibák száma pedig csak egyféleképpen csökkenthető, ha a vezetőség szabályokat vezet be az iratkezelésre vonatkozóan, illetve azok betartását szigorúan ellenőrzi is.

Többek között ne hagyjuk, hogy a munkatársak szanaszét hagyják a papírokat az íróasztalokon vagy megfelelő, aprítógéppel történő iratmegsemmisítés helyett, szimplán a kukába dobják az érzékeny információkat tartalmazó iratokat.

Ha az adatvédelemre nagy hangsúlyt helyez egy vállalat, máris jelentősen csökkenti a helytelen munkahelyi iratkezelésből fakadó veszélyek kockázatát.

Hatékonyságvesztés

A szervezetlen munkahelyi iratkezelés másik súlyos következménye lehet a munkavégzés hatékonyságának csökkenése.

Ugyanis, ha a munkatársak folyamatosan a dokumentumok keresgélésével vannak elfoglalva, akkor az egyrészt rengeteg időt vesz el tőlük, másrészt a munkavégzés minőségét is negatívan befolyásolja.

Nem beszélve arról, hogy a munkavállalók keresgéléssel -tehát nem munkával-  töltött ideje, a vállalat számára egyben költségvesztést is jelent.

Gyakran előforduló hiba a munkatársak részéről, hogy a dokumentumokat, amiket elhoznak a helyükről, a felhasználást követően nem viszik vissza azonnal, hanem az íróasztalaikon maradnak.

Így, ha legközelebb más is keresi ugyanazt a dokumentumot, akkor dupla annyi idejébe és energiájába fog kerülni felkutatni, mintha a helyén lenne.

Mindemellett, az iratok napról napra csak halmozódnak, tehát egyre több helyet foglalnak el az irodában.

Ha a mindennapi munkához szükséges dokumentumok megfelelően rendszerezve vagy digitalizálva vannak, a már feleslegessé vált iratok pedig megsemmisítésre kerülnek, akkor rendkívül sok hely szabadítható fel.

A felszabadult területet egyéb, fontosabb dolgok tárolására vagy akár új munkaállomások kialakítására is felhasználhatjuk.

Törvényi előírások megszegése

Az utóbbi évtizedben a munkahelyi iratkezelésre, az adatvédelemre vonatkozó törvényi előírások nagy mértékben szigorodtak.

Tehát, egy vállalatnál elég 1-1 apró, elsőre jelentéktelennek tűnő hiba elkövetése, és máris komoly pénzügyi büntetéssel kell számolni.

Természetesen egy cég sem szeretne ilyen helyzetbe kerülni, így érdemes nagy figyelmet fordítani a munkahelyi iratkezelésre vonatkozó szabályokra, illetve a munkavállalók edukálására a témát illetően.

Ha többet szeretne megtudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az iratkezelésben, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!