A vállalati digitalizálás és megfelelő dokumentumkezelés folyamata néhány lépésben

Legyen szó kisebb cégekről vagy nagyvállalatokról, a megfelelő dokumentumkezelés és biztonságos adattárolás az egyik legösszetettebb és legidőigényesebb területei a cégeknek.

Számos helyen még napjainkban is papírhalmok sokasága foglalja el a polcokat, irattárolókat, rosszabb esetben még a kollégák asztalait is ellepik.

Szerencsére ma már egyre több cégvezető helyezi előtérbe a digitalizálást, hiszen nem csak időt, energiát és helyet spórolhat ezáltal, de rengeteg költséget is megtakarít.

De nézzük is, melyek azok a lépések, amelyekkel egy cég elindulhat a digitalizálás útján.

1. Tervezés

Egy szétszórt, papírokkal teli irodában a munka minősége és hatékonysága is csökken, nem beszélve arról, hogy mennyi időbe telik megtalálni a munkatársaknak a keresett példányokat.

Ezért fontos, hogy a digitalizálás folyamatainak gyakorlati megvalósítását előzze meg a tervezés szakasza.

A tervezés alatt pedig azt értjük, hogy kerüljön megfogalmazásra, hogy pontosan melyek azok az irattípusok, amelyek digitalizálásra kerülnek, hogy milyen dokumentumkezelő rendszert használjunk, illetve milyen módon kerüljenek az iratok megsemmisítésre.

Mindemellett az is rendkívül fontos, hogy legyenek kijelölve az egyes munkatársak, akik ezekkel a feladatokkal foglalkozni fognak.

2. Időpont kijelölése

Ezt követően fontos, hogy meghatározzunk egy konkrét időpontot, amikortól a kollégák minden új, használatba vett dokumentumát azonnal beszkennelnek, digitalizálják és végül megsemmisítik.

A kezdési dátum kijelölése nagyban segítheti a teljes digitális átállást, még akkor is, ha eleinte egy hosszabb átmeneti időszakkal kell megbírkóznunk.

3. Az iratok kategorizálása

Az elméleti tervezést követően lényeges aspektusa a folyamatnak, hogy a különféle dokumentumok a gyakorlatban is be legyenek kategorizálva, tehát külön irattípusokra legyenek bontva.

Természetesen ez az átláthatóság és a digitalizálási folyamatok felgyorsítása miatt is fontos, de azért is, hogy a kifejezetten érzékeny információk elválasztva legyenek a többitől.

Ugyanis, a későbbiekben meghatározó kérdés lesz, hogy melyek azok az irattípusok amelyek az összes munkavállaló számára elérhetők és melyek azok, amelyeknek elérhetősége  korlátozásra kerül.

4. A munkatársak tájékoztatása, bevonása

Szintén kiemelten fontos lépése a folyamatnak, hogy részletesen tájékoztatjuk a munkavállalókat, hogy miért és hogyan fog átalakulni a dokumentumkezelés rendszere.

Fontos hogy hangsúlyozzuk, ez mindannyiuk érdeke. Hiszen rengeteg energiát és időt spórolhatnak meg, ha nem kell hosszú percekig, akár órákig keresgélni az egyes dokumentumokat.

Mindemellett az iratok tárolásához, nyilvántartásához és sokszorozásához kapcsolódó költségek is csökkennek.

Ha a digitalizálás folyamataiba már a kezdetektől bevonjuk kollegáinkat, akár még segíthetnek is ötleteikkel és a digitális átállással kapcsolatos észrevételeikkel.

5. Dokumentumkezelő program kiválasztása

Az iratok gyors, kényelmes és szervezett kezeléséhez szükség van egy dokumentumkezelő programra.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek legfőbb előnye, hogy könnyebb hozzáférhetőséget nyújtanak az iratokhoz, hiszen a programnak köszönhetően a cégen belül bárki, bármikor egyszerűen elérheti azokat.

Természetesen a fontosabb, érzékenyebb adatok elérését lehetőségünk van korlátozni, miután ezek a rendszerek szigorú hozzáférési korlátozásokkal rendelkeznek.

Illetve egy ilyen program használata lehetőséget ad arra is, hogy minden dokumentumról biztonsági mentést készíthessünk.

Mindezek mellet napjainkban már különösen fontos az is, hogy a dolgozók otthonról, home office-ból is hozzáférhessenek a dokumentumokhoz.

6. Iratmegsemmisítés

Utolsó lépésként pedig meg kell említenünk a helyes iratmegsemmisítés fontosságát is.

A már nem használt, beszkennelt dokumentumokat mindenképp meg kell semmisíteni, hogy ne férhessen hozzájuk illetéktelen személy a későbbiekben.

Azonban nem mindegy, hogyan tesszük ezt meg, sőt, egyenesen potenciális kárt okozhat a cégben, ha például csupán kidobjuk őket a szemetesbe. Tehát lényeges, hogy megfelelő ipari aprítóval történjen a megsemmisítés.

Mind a digitalizálás folyamatainak lebonyolításához, mind az iratmegsemmisítéshez érdemes külső, professzionális szolgáltatást nyújtó segítséget igénybe venni, hiszen nem kis feladat a teljes átállás megvalósítása.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet a digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!