Az iratmentes iroda előnyei - avagy, hogyan segíthet a Rhenus a digitalizálásban?

Digitális világunkban ma már a cégek is igyekeznek igazodni a legújabb vállalati normákhoz, alkalmazni a legmodernebb, legbiztonságosabb technológiákat az irodai környezetben.

A szétszórt papírhalmazok ideje lejárt, hiszen ma már több negatívummal jár a dokumentumok fizikai kezelése, tárolása és szortírozása, mint pozitívummal.

Azonban Magyarországon még mindig nagyon sok cég a hagyományos, papíralapú dokumentumkezeléshez ragaszkodik, mindössze megszokásból. Pedig az iratmentes iroda koncepció megvalósítása sokkal több előnnyel jár, mint azt gondolnánk.

De mégis milyen előnyökkel járhat egy iratmentes iroda?

Időmegtakarítás

Egy vállalkozásnál  rengeteg dokumentumra van szükség az eredményes munkavégzéshez, illetve egy irat megannyi dolgozó keze alatt fordul meg egy nap folyamán.

A munkavállalók gyakran órákat töltenek az iratok keresgélésével, felettébb sok idő telik el, mire hozzáférnek egy-egy irathoz és el is tudnak kezdeni velük dolgozni.

Nem is beszélve arról, hogy egy hatékony dokumentumtárolási rendszer kialakítása és karbantartása még több időt vesz igénybe. A különféle papírok nyomtatása, sokszorozása pedig szintén egy időigényes feladat, amit akár könnyedén meg is spórolhatunk.

A legjobb megoldás ezekre a problémákra a dokumentumok digitalizálása, ezzel együtt egy iratmentes iroda kialakítása, ahol nem kell több időt pazarolni feleslegesen. 

Költséghatékonyság

A dokumentumok számának növekedésével egy cég költségei is jelentősen emelkednek, hiszen egyre több papírt, patront kell vásárolnunk.

Mindemellett a dolgozók ideje egyben költség is, amit nyomtatással töltenek vagy éppen az iratok rendezésével, karbantartásával, keresgélésével.

Adatvédelem

A féltett iratok a legtöbb esetben a munkavállalók által / hibájából kerülnek illetéktelen kezekbe, tehát az adatvesztéssel és lopássak járó költségeket is megspórolhatjuk, ha iratmentes irodát hozunk létre.

Iratmentes iroda kialakításakor az is fontos szempont, hogy a már digitalizált dokumentumokat megfelelően semmisítsük meg, úgy, hogy a továbbiakban ne kerülhessen rossz kezekbe.

Ha pedig vannak olyan rendkívül érzékeny iratok, amelyeket feltétlen szeretne fizikai állapotában is megőrizni egy vezető, akkor érdemes külsőleg tárolni azokat, ezzel foglalkozó szolgáltató segítségével.

A digitalizálást követően érdemes egy olyan dokumentumkezelő programot alkalmazni, amely elősegíti a digitális iratok könnyű, gyors és szervezett kezelését és felhasználását.

Persze lényeges megemlíteni azt is, hogy ezeknél a dokumentumoknál eldönthető az is, hogy ki kapjon hozzáférést az egyes iratokhoz, tehát az elérés korlátozható. Mindebben pedig nagy segítségedre lehet a Rhenus.

Mi a Rhenusnál, egy olyan saját szerverparkkal rendelkezünk, amelyen a digitalizált adatok könnyedén tárolhatók és hozzáférhetők, illetve jogi szempontból is tökéletesen megfelel a környezet előírásainak.

Kényelem

Az iratmentes iroda koncepció megvalósításával rengeteg helyet szabadíthatsz fel, hiszen a sok irattárolótól megszabadulhatsz vagy akár felhasználhatod más, fontosabb dolgok tárolására is.

Emellett óriási előny, hogy a fentebb említett dokumentumkezelő rendszer kialakításával, mindössze pár kattintással kereshető és elérhető a cég bármely dokumentuma, bármikor, bárhol, bárki számára.

Home office

A koronavírus okozta jelenlegi veszélyhelyzetben még inkább fontosabbá vált a dokumentumok digitalizálása.

Az iratmentes irodák kialakítása most még jelentősebbé vált, mint valaha. Rengeteg vállalkozás került nehéz helyzetbe és megannyi dolgozó válik munkanélkülivé.

Ahol pedig nem kerül sor a munkavállalók tömeges elbocsájtására, ott pedig a legtöbben home office-ba kényszerülnek.

Tehát a szervezett és eredményes munka fenntartása érdekében szükséges egy egységes digitális rendszert létrehozni a vállalati dokumentumkezeléséhez. Hiszen, a cégeknek lehetővé kell tenniük, hogy dolgozóik otthonról is zökkenőmentesen hozzáférhessenek a különböző iratokhoz.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet abban, hogy az irodáját iratmentessé tegye, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!