Belső vagy külső irattárolás? Melyik a jobb választás egy vállalat számára?

Belső irattárolás

Papírhalmok mindenhol, szétszórt szerződések és nyilvántartások, fel-alá futkosó, ideges munkatársak. Ismerős ugye? Hiába igyekszik valamennyi vállalkozás ma már digitális formában tárolni a dokumentumokat, az irodában még mindig rengeteg az irat - amelyek zömére a mindennapi munkához már nincs is szükség.

Tehát nagyon sok cég a “jól bevált”, hagyományos belső irattárolás mellett teszi le a voksát, mivel a dokumentumokkal kapcsolatos kérdések többnyire háttérbe szorulnak.

Az iratok helyes tárolásával, rendszerezésével és megfelelő nyilvántartásával a legtöbb helyen nincs idő foglalkozni, így napról napra csak halmozódnak a papírok, ezzel pedig nő az iroda zsúfoltsága, egyre nagyobb a káosz, ráadásul a munka hatékonysága is csökken.

A mindennapi munka során számtalan irat, szerződés, dokumentum fordul meg a munkavállalók kezei alatt, így gyakran képtelenség nyomon követni az útvonalukat, aminek eredménye az akár órákon át is tartó keresgélés.

A cégeknél az iratokat általában irattároló szekrényekben, fiókokban, polcokon vagy egy külön helyiségben tárolják, de gyakran az íróasztalokon szétszórva végzik.

Ez pedig nem csak azért gond, mert hátráltatja a munkafolyamatot, hanem azért is, mert könnyen elveszhetnek, megsemmisülhetnek vagy akár illetéktelen kezekbe kerülhetnek az érzékeny adatok.

Mint ahogyan az irattárolás kérdései, az adatvédelem is gyakran elkerüli a cégvezetők figyelmét. Pedig az információbiztonság a megfelelő irattárolásnál kezdődik. Talán nem is gondolnánk, de a bizalmas információk kiszivárogtatása sokkal többször fordul elő a munkavállalók hibájából, mint bármi más okán.

Külső irattárolás

Mint azt már említettük, ha túl sok személynek van lehetősége hozzáférni a céges dokumentumokhoz, akkor mindig fenn fog állni a kiszivárogtatás kockázata.

A külső irattárolás egyik legfontosabb előnye, hogy meghatározható, hogy kik azok, akik hozzáférhetnek az egyes iratokhoz vagy irat csoportokhoz és kik azok, akik nem. Ezáltal könnyen megelőzhető az érzékeny adatok kiszivárogtatása, ezzel együtt pedig a költség- és presztízsvesztés is.

Adatvédelmi szempontból tehát rendkívül megkönnyítheti és biztonságosabbá teheti egy vállalkozás életét a külső helyszínen való irattárolás. Ha nem is az összes dokumentumot, de érdemes legalább a legféltettebb irat típusokat külső helyszínen tárolni.

De nem csak információbiztonsági szempontból előnyös a külső irattárolás. Egy vállalkozás mindennapi életét és munkafolyamatait nagyban megkönnyíti, hiszen helyet, időt és energiát spórolhatunk vele, mindemellett rendkívül költséghatékony megoldás.

Ugyanis a belső irattárolás rengeteg helyet igényel, amelyet egyébként sok minden másra is felhasználhatnánk. A rendszerezetlen tárolás pedig még inkább megnöveli azt a területet, amelyet ezek az iratok elfoglalnak.

A külső irattárolás igénybevételével a kollégáknak időt is spórolhatunk, hiszen nem kell többé órákon át keresgélni a papírok közt. Ennek köszönhetően pedig a felesleges kutakodással töltött időt felválthatja a produktív munka, ami egyben jelentős költségmegtakarítást is jelent.

A külső irattárolás lényege tehát nem más, minthogy az irodán kívül tároljuk azokat az iratokat, amelyekre már nincs szükség a mindennapi munka során, ugyanakkor bizalmas információkat tartalmaznak.

Ezeket a dokumentumokat osztályozni, rendszerezni, tárolni és nyilvántartani nem kis feladat, emiatt érdemes külső szolgáltató segítségét kérni.

Erre a területre specializálódott, professzionális szolgáltató a Rhenus is, ahol a külső irattároláshoz saját fejlesztésű online kereső és rendelő rendszert használunk. Ennek köszönhetően ügyfeleink számára az irattári anyagok könnyedén visszakereshetők, illetve megrendelhetők digitálisan vagy kézi erővel.

Ügyfeleink az iratokat bármikor bekérhetik akár fizikai, akár digitális formában és a kért iratokat 24 órán belül mindenképpen a rendelkezésükre bocsátjuk.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet a külső irattárolásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!