Dokumentum szkennelés és digitalizálás: Úton az iratmentes iroda koncepciója felé

Az Önök irodájában is halmokban állnak a dokumentumok az asztalokon és a tárolókban és valahogy mindig útban vannak a papírok? Sajnos a dokumentumkezelés és adattárolás az egyik legnehezebb és legidőigényesebb aspektusa egy üzleti vállalkozásnak. Tarthatjuk az iratainkat fizikai formában, vagy pedig szóba jöhet a digitalizálás és ezzel együtt a dokumentum szkennelés is.

A logikus lépés természetesen az lenne, ha eltávolítanánk az eredményes vállalati működést akadályozó irathalmokat az irodából és átállnánk digitalizált, iratmentes vállalati működésre.

Az átállás egy komoly kihívást jelentő folyamat. A folyamat során meg kell küzdenünk azzal a problémával, hogy a legfontosabb dokumentumaink egy része még “hagyományos” formában áll az irodában, egy másik része pedig már digitalizálásra került.

A kérdés az, hogy hogyan tudjuk a lehető leggyorsabbá tenni az átállást a digitális dokumentumkezelésre? A jó hír az, hogy már két egyszerű lépés is rengeteget segíthet!

1. Lépés: Kezdőpont kijelölése és dokumentum szkennelés

A legjobb dolog amit tehetünk, hogy kijelölünk egy dátumot, ahonnan kezdődően minden új vállalati dokumentumot szkennelünk és digitalizálunk, a fizikai példányt pedig megsemmisítjük.

Ezzel a módszerrel rengeteg időt spórolhatunk meg a munkatársainknak és pénzt a cégünknek, hiszen többet nem kell azzal foglalkoznunk, hogy hogyan tároljuk a dokumentumokat és mit kezdjünk velük a használat után. Közhiteles elektronikus másolat készítése ma már nem jelent gondot, a digitalizálásra specializálódott vállalatoknak.

A kezdőpont kijelölése egy gyorsabb és könnyebb átmenetet biztosít a teljes digitális iratkezelés felé.

2. Lépés: Iratmegsemmisítés

A iratmegsemmisítés történhet cégen belül, vagy pedig bevonhatunk egy külső, professzionális szolgáltatást nyújtó partnert is.

Mi inkább a második verziót ajánljuk, hiszen egy cég a legtöbb esetben nem rendelkezik a megfelelő ipari aprítóval és szakmai háttérrel a dokumentumok szakszerű megsemmisítéséhez - az iratok gyakran összeilleszthetőek maradnak, potenciális adatvédelmi problémákat okozva ezzel a vállalat számára.

Továbbá ebben a formában nem kell a munkatársak drága, fizetett idejét azzal rabolnunk, hogy nekik kelljen foglalkozniuk az iratok előírásszerű megsemmisítésével.

A digitalizálás előnyei vállalati szinten

Ahogy a dokumentumaink egyre nagyobb része kerül fel a vállalat digitális hálójára, úgy válik egyre könnyebbé a munkatársak dolga is.

1. Bármely dokumentum könnyen megtalálhatóvá válik és nem kell végre hosszú perceket a keresgélésükkel tölteni.

2. Egy dokumentumhoz akár többen is hozzáférhetnek és használhatják.

3. A fontosabb adatokat tartalmazó fájlok elérhetőségét korlátozhatjuk (például jelszavak használatával).

4. Minden dokumentumról készíthetünk biztonsági mentést.

5. Rengeteg értékes hely szabadul fel az irodában.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentumok szkennelésében és digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!