Dokumentumtárolás az irodában - Hogyan előzzük meg a káoszt?

A legtöbb vállalkozásnál gondot jelent a papírok rendszerezésének kérdése, ugyanis a cégek dokumentumtárolási stratégiája sokszor nem bizonyul sikeresnek. Még ha maga a stratégia jó is, gyakran előfordul, hogy az alkalmazottak idő hiányában nem tartják be a dokumentumtárolásra vonatkozó szabályokat, ennek eredménye pedig a káosz.

Megfelelő dokumentumtárolás, rendszerezés és ellenőrzés nélkül a papírok időről időre csak tornyosulnak az irodákban, ami sem az alkalmazottakra, sem a vállalkozásra nincs jó hatással. A kérdés tehát nem más, minthogy hogyan lehet megelőzni a káosz kialakulását, hogyan lehet sikeres egy cég dokumentumtárolási rendszere.

A cégen belüli dokumentumtárolás, a digitális dokumentumtárolás vagy esetleg a külső dokumentumtárolás a jobb megoldás? A következőkben ezt a kérdést járjuk körbe.

1. Cégen belüli dokumentumtárolás

Talán azt gondolnánk, hogy a mai “digitális világban” már szinte eltűnőben van a papírhasználat, de ez koránt sincs így. A magyar cégek a mai napig előszeretettel használják a fizikai papírokat, megannyi cégvezető óvakodik a digitális formátumtól.

Többségük rendkívül idő- és energiaigényes feladatnak tartja az átállás megvalósítását, így maradnak a jól bevált papíroknál, illetve a belső dokumentumtárolásnál.

A belső dokumentumtárolás viszont megannyi vállalkozásnál nem foglalja magában az iratok megfelelő rendszerezését, nyilvántartását, gyakori ellenőrzését. Ehelyett a papírok jellemzően az íróasztalokon halmozódnak, illetve ha irattárolóban vannak elhelyezve, akkor is általában rendszertelenül, hiszen a munkavállalóknak nincs ideje a papírokkal foglalkozni.

A helytelen dokumentumtárolási stratégiával, így a helyiségek zsúfoltságával egyre csak nő a káosz az irodában, ami az alkalmazottak munkájának eredményességére is bizony negatív hatással van. Ráadásul, gyakran olyan papírok bújnak meg ezekben az irattárolókban, melyekre már egyáltalán nincs is szükség a mindennapi munkafolyamatokhoz, így csak feleslegesen foglalják a helyet.

Az elhanyagolt dokumentumtárolás viszont nem csak a munkavállalók munkájára vagy a helykihasználásra hat negatívan, hanem az adatvédelmet is jelentősen veszélyezteti. A nem megfelelően tárolt, bizalmas információkat tartalmazó papírok könnyen elveszhetnek, megsemmisülhetnek vagy akár illetéktelen kezekbe kerülhetnek.

2. Digitális dokumentumtárolás

A digitális dokumentumtárolás már nagyobb fokú adatvédelmet biztosít, mint a cégen belül tárolt fizikai iratok, emellett helytakarékos megoldásnak bizonyul. Az információk könnyen elérhetővé és hozzáférhetővé válnak, ami nem kevés időt és energiát spórol a munkavállalóknak.

Ugyanakkor hosszú távon igen költségessé válhat a dokumentumok egyenkénti beszkennelése, digitalizálása, főként a nagyobb vállalkozásoknál, ahol nap mint nap akár több ezer papír fordul meg az alkalmazottak kezei alatt.

Éppen ezért ha a vállalkozás a digitalizálás mellett dönt, akkor érdemes olyan külső szolgáltatót megbízni, mint a Rhenus, ezáltal a vállalkozás rengeteg energiát, költséget és időt képes megspórolni. A kiszervezésnek köszönhetően nem csak kényelmi, hanem adatvédelmi szempontból is könnyebbé válik a digitalizálás folyamata.

3. Külső dokumentumtárolás

A korszerűsítés, a fizikai papírok digitalizálása, avagy a felzárkózás idővel elengedhetetlenné válik minden cég számára.

Ugyanakkor a vállalkozások által felhalmozott papírmennyiség nagy részét valójában olyan információkat tartalmazó papírok teszik ki, melyekre a cégeknek a mindennapi működéshez már nincsen szüksége.

Ettől függetlenül, ezek a dokumentumok tartalmazhatnak, sőt, jellemzően tartalmaznak is fontos, bizalmas adatokat, így ezeket digitalizálni nem feltétlen szükséges, a belső tárolás viszont túl kockázatos.

Ilyenkor jön képbe a külső dokumentumtárolás, melynek lényege éppen az, hogy az irodán kívül, egy biztonságos helyen tároljuk azokat az iratokat, amelyekre már nincs szükség a cégnél, ugyanakkor érzékeny információkat tartalmaznak.

Sok cégnél, ezt egy erre a célra kinevezett dokumentumtároló szobával oldják meg, viszont ha túl sok alkalmazott férhet hozzá az információkhoz, akkor az adatlopás  kockázata mindig benne lesz a levegőben. Külső dokumentumtárolás esetén pedig szabályozható, hogy kik azok, akik hozzáférhetnek a bizalmas információkat tartalmazó dokumentumokhoz.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet a külső dokumentumtárolásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!