Házon belüli iratmegsemmisítés vs. kiszervezett iratmegsemmisítés: Melyik a legjobb a vállalkozása számára?

A növekvő irodai irathalmokkal együtt folyamatosan emelkedik annak a valószínűsége is, hogy valaki visszaéljen a bizalmas anyagokkal, vagy éppen valamilyen csalás történjen. Ennek következtében a legtöbb cégnél az iratmegsemmisítés fontosabb, mint valaha.

Persze az iratmegsemmisítés iránti igény megjelenése után azonnal felmerül a kérdés is: “Oldjuk ezt meg házon belül, vagy szervezzük ki az egész folyamatot?”. Sok éves tapasztalattal a hátunk mögött mi azt mondjuk, hogy a házon belüli iratmegsemmisítés igencsak problémás lehet a cég számára. Nézzük is meg, hogy miért!

1. A házon belüli iratmegsemmisítés kockázatos!

Az igazság az, hogy a házon belüli dokumentum megsemmisítés a legtöbb esetben nem a megfelelő módon megy végbe. A munkatársak esetenként megsemmisítik az iratokat, aztán egyes esetekben elfelejtik megtenni azt, hiszen túl elfoglaltak a mindennapi munkáikkal. Ilyenkor szóródnak szét a bizalmas dokumentumok, kerülnek a raktárhelyiségekbe vagy tűnnek el a fiókok mélyén a megsemmisítésre váró iratok.

Egyes esetekben a cégek nem is használnak irodai iratmegsemmisítőt, hanem egyszerűen a kukába dobják a visszaélésre alkalmas adatokkal teli tömböket.

Ebben a formában ez kockázatot jelent, hiszen bármikor rossz kezekbe kerülhetnek a fontos információkat tartalmazó dokumentumok. Arról már nem is beszélve, hogy egyes iratmegsemmisítők biztonsági szintje messze elamarad a Rhenus Office Systems Hungary által nyújtott szinttől, ami további kockázatot rejt magában adatvédelmi szempontból is.

2. Az iratmegsemmisítésnek megvannak a maga költségei!

Egy irodai iratmegsemmisítő folyamatos költségeket jelent a cég számára, hiszen az eszközt karban kell tartani és hosszabb távon egyes elemeit is ki kell cserélni. Ezen felül számolni kell azzal is, hogy a munkatársak a saját munkaidejüket fordítják az iratok megsemmisítésére és addig sem a fontos feladataikkal foglalkoznak.

Nem mellesleg érdemes számolni a bizalmas információk lehetséges kiszivárogtatásából származó költségekkel is.

3. A törvényi előírásoknak meg kell felelni

Az iratmegsemmisítésnek is megvannak a maga (egyre szigorodó) törvényi előírásai, amelyek be nem tartásának súlyos következményei lehetnek. Sok cégnél azért vágnak egyáltalán bele a házon belüli iratmegsemmisítésbe, mert nem ismerik a törvényi kereteit a folyamatnak és emiatt úgy gondolják, hogy hatékonyan és gyorsan szabadulhatnak meg a sok dokumentumtól.

Ezzel szemben a szolgáltatás kiszervezése esetén a törvényi előírásoknak 100%-ban meg fog felelni a cég és az iratmegsemmisítés folyamata is hibátlan lesz.

Összességében azt mondhatjuk, hogy jobban megéri kiszervezni az iratmegsemmisítés feladatát egy profi külsős cégnek. Ezzel az egész folyamat biztonságossá válik, a bizalmas információkkal való visszaélés lehetősége teljesen eltűnik. Hosszú távon pedig pénzt takarít meg, tudva, hogy megtette a megfelelő lépéseket annak érdekében, hogy ne forduljanak elő csalások és visszaélések.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet a dokumentumok biztonságos megsemmisítésében, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!