Hogyan segíti a cégeket a külső irattárolás?

A vállalkozások többségénél az iratok tárolására, rendszerezésére és megfelelő nyilvántartására csak igen kevés figyelem irányul, pedig sokkal fontosabb tényező, mint ahogy azt a legtöbb vezető gondolja.

Ezek a feladatok gyakran azért kerülnek háttérbe, mert nem kevés időt, pénzt és energiát követelnek meg. A papírhalmok viszont napról napra növekednek és egyre nagyobb zűrzavart és problémát okoznak az irodákban.

Ha egy vállalkozásnál nincsenek kialakítva irattárolási folyamatokra vonatkozó irányelvek, szabályok vagy ezek nincsenek megfelelően koordinálva, illetve betartatva, akkor az a vállalkozás több területén is negatív következményekkel fog járni.

Éppen ezen problémák elkerülése érdekében érdemes a külső irattárolás mellett dönteni. Ezáltal a dokumentumok hozzáférhetősége korlátozódik, hiszen a fizikai iratok egy külső, biztonságos helyen vannak tárolva.

De nem csupán ennyi előnnyel jár, ha egy cég a külső irattárolást választja, így nézzünk is néhányat ezek közül:

Professzionális, biztonságos tárolás

Szervezett iratkezelési rendszer hiányában a cégen belül, a munkatársak által elkövetett hibák száma egyre csak növekszik, nem beszélve arról, hogy a bizalmas adatok kiszivárogtatása is jelentős kockázatot jelent.

Azonban ha egy cég a külső irattárolás mellett dönt, ezzel korlátozva azon munkavállalók számát, akik hozzáférhetnek a dokumentumokhoz, akkor az említett problémák felmerülése megelőzhető.

A külső irattárolás igénybevételével garantált az iratok biztonsága, hiszen mind a kiszivárogtatás, adatlopás, mind a környezeti hatások általi rongálódás kockázata lecsökkenthető.

Ha a vállalkozás olyan professzionális külső szolgáltatóra bízza a külső irattárolást, mint a Rhenus, akkor az is garantált, hogy maximálisan az ügyfél igényeire szabva, a törvényi előírásoknak megfelelően végzik el a megbízást.

Mindemellett nálunk a Rhenus-nál, a fizikai védelmet riasztóberendezések, tűzjelzők, videó-felügyelet és területvédelem, illetve belépési- és dokumentumkontroll biztosítja.

Idő- és helymegtakarítás

Ha az irodában mindent papírok borítanak, akkor az nem csak káoszt teremt, de rengeteg helyet is elfoglal. Emellett ott vannak még az irattároló szekrények és polcok, de nagyobb vállalkozásoknál jellemző, hogy akár egy egész helyiséget vagy több szobát is igénybe vesz az irattárolás.

A külső irattárolással rengeteg hely szabadítható fel, többé nem borítanak mindent olyan dokumentumok, amelyekre a mindennapi munkában már nincs is szükség. A felszabadult terület pedig más, sokkal fontosabb célokra is hasznosítható, hiszen akár új munkaállomásokat is létrehozhatunk.

Az óriási papírmennyiség nem csak helyet foglal, de megnehezíti a munkavállalók mindennapjait is, mivel rengeteg időt pazarolnak arra, hogy a számukra szükséges iratokat megtalálják a káoszban.

Összességében tehát az időt és a munkafolyamatok hatékonyságát tekintve is veszteséges a házon belüli irattárolás.

A külső irattárolás megoldást jelent az időveszteségre is, hiszen a korábban keresgéléssel töltött idő a továbbiakban a fontosabb feladatokra fordítható.

Csökkenő költségek

Ahogyan azt fentebb is említettük, a cégek nagy százalékánál jellemző, hogy külön helyiségeket foglalnak el a tárolt dokumentumok, ez pedig évente akár több milliós kiadást is jelenthet.

Mindemellett ha az irattárolással, rendszerezéssel, nyilvántartással és a dokumentumok keresgélésével töltött idő produktív munkával telik, akkor szintén költségmegtakarítást tapasztalhatunk.

A külső irattárolás tehát egy kiemelkedően jól megtérülő befektetés minden szempontból, jelentősen megkönnyíti a vállalkozás és a munkavállalók mindennapi életét.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irattárolásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!