Hogyan takarít meg pénzt a cégének egy professzionális dokumentum tárolási szolgáltatás?

A dokumentum tárolás kiszervezése egy külső helyszínre egy professzionális szolgáltató segítségével első látásra szükségtelennek, sőt, akár luxus kiadásnak is tűnhet egy vállalat életében, azonban az igazság az, hogy ez szinte minden esetben egy megtérülő befektetés. A dokumentumok külső helyszíni tárolása extra teret szabadít fel az irodában, ami a termelékenység és a hatékonyság javulását hozza magával - és még csak egyetlen pozitívumot említettünk.

A legtöbb cégnél az iratokat és dokumentumokat általában irattároló szekrényekben, fiókokban, vagy egy iroda melletti helyiségben tárolják. Azonban amikor hónapról hónapra egyre több helyet igényel a rengeteg dokumentum tárolása, akkor érdemes feltenni magunknak a kérdést: “Biztos, hogy ezeknek itt van a helyük?”.

Természetesen nem. És nézzük is meg, hogy miért!

1. Bérleti díj

Az iroda bérlés egy jól látható kiadás egy vállalat életében és természetesen mindenki szeretné ezt a teret a lehető legjövedelmezőbben kihasználni. Azonban, ha a rengeteg iratot az irodában tartjuk és lassan ki se látunk belőlük, akkor kis túlzással csak a pénzünket égetjük el.

Ha csak néhány irattároló szekrényünk van, az még a jobbik eset, de már ezek helyére is elférne néhány íróasztal, ahová új munkatársakat tudnánk elhelyezni. Azonban egyes cégeknél a dokumentum tárolás komplett helységeket vesz igénybe, ami évente több milliós kiadást jelent.

2. Az irathalmok problémája

Menjünk egy lépéssel mélyebbre. Az irodai irattárolás problémája leginkább az irathalmok kialakulásában és az ezzel járó plusz munkában keresendő.

Azt tapasztaljuk, hogy még a legszigorúbb cégen belüli irattárolási szabályok sem gátolják meg, hogy egy ponton túl szó szerint mindent iratok és dokumentumok borítsanak az irodában. Ez pedig egyrészt nehezen kereshetővé teszi az egyes információkat, másrészt pedig plusz terhet helyez a munkatársak vállára is.

Gyakori jelenség, hogy a munkatársak a munkaidejük akár 5-10%-át is iratok keresésével töltik. Ez pedig borzalmasan magas költségekkel jár az adott vállalat számára.

3. A belső irattárolás nem biztonságos

Egy vállalati szempontból kritikus információ eltűnése vagy kiszivárgása pénzügyi és presztízs szempontból is költséges lehet. Az adatvesztés vagy a szivárgás pedig könnyedén előfordulhat a belső irattárolás esetén.

A szigorúan bizalmas és fokozottan érzékeny adatok megfelelő védelme kulcskérdés. Egy professzionális külső szolgáltató, mint például a Rhenus, biztonságos irattárakat biztosít az információk megvédéséhez.

Nálunk az iratok tárolására vonalkóddal ellátott dobozokban kerül sor, így gyorsan visszakereshető minden. Emellett a saját fejlesztésű online kereső és rendelő rendszerünk lehetővé teszi az irattári anyagok keresését és megrendelését digitálisan vagy kézi erővel. Mindezt pedig kényelmesen, az íróasztalától teheti meg - az iratot pedig 24 órán belül már a rendelkezésére is bocsájtjuk.

A külső dokumentum tárolás egy biztonságosabb és költséghatékonyabb megoldás a belső irattárolással szemben. A kollégák számára is időt szabadít fel és az irodát is jobban kihasználhatóvá teszi.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentum tárolásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!