Így kategorizálja a megsemmisítésre szánt iratokat

A növekvő irathalmazokat látva egyre több vállalat dönt amellett, hogy véglegesen megsemmisítik a dokumentumaikat akár házon belül, akár professzionális cégre bízva. Ez természetesen egy jó irány, azonban számos cég beleesik abba a hibába, hogy pont mindazokat az iratokat nem küldik megsemmisítésre, amelyek információbiztonsági szempontból veszélyt jelenthetnek az adott vállalat számára.

A papír alapú iratok kategorizálása

Általában a vállalati papír alapú iratokat az alábbi 3 kategóriába sorolhatjuk:

1. Vállalati információk

Ide tartoznak mindazon információkat tartalmazó iratok, amelyek esetlegesen egy versenytárs vagy akár a nagyközönség birtokába kerülve veszélyeztethetik a társaságot. Ezek lehetnek azok a dokumentumok, amelyek üzleti titkokat, pénzügyi adatokat, illetve szállítóval vagy ügyfelekhez kapcsolódó adatokat tartalmaznak.

Emellett ide sorolhatjuk még a szerződéseket, HR adatokat, bérszámfejtési információkat, teljesítményértékeléseket de még a vezetői szintű levelezéseket is.

2. Személyes információk

Vannak olyan iratok, amelyek felhasználása rendkívül nagy veszélyt jelent nem csak a céget, hanem az alkalmazottakat tekintve is, hiszen könnyedén felhasználhatóak visszaélések elkövetésére.

Ilyen visszaélés lehet például a hamis adóbevallások benyújtása, kölcsönök felvétele, de már számos példa volt arra is, hogy új identitást hoztak létre az eltulajdonított személyes adatok alapján.

3. Pénzügyi információk

Habár mind a három kategóriába tartozó iratok biztonsága nagyon fontos, mégis talán a legnagyobb figyelmet azok igénylik, amelyek pénzügyi információkat tartalmaznak, ugyanis ezzel lehet a legnagyobb kárt okozni egy cég számára, ami akár a csődöt is jelentheti.

Ide tartoznak a vállalat banki, számlázási és biztosítási célokra felhasznált adatai.

Ez kiterjed mind a hitel adatokra, mind pedig azokra, amelyek felhasználhatóak pénzügyi tranzakciók lebonyolításához és számlák eléréséhez.

Mit tehetünk ezekkel az iratokkal?

Két opció van, amit javasolni tudunk iratmegsemmisítés tekintetében:

1. Az első javaslatunk, hogy mindazon dokumentumok kerüljenek végleges megsemmisítésre, amelyek már elavult információkat tartalmaznak és nem lesz rájuk szükségünk a továbbiakban.

2. Másodsorban pedig érdemes meghatározni, hogy a bizalmas és személyes információkat tartalmazó dokumentumok milyen formában és milyen hosszan kerüljenek megőrzésre. A fennálló határidő letelte után ezeket az iratokat pedig ajánlott megsemmisíteni.

Mit tehet, ha nincs meg a szükséges költségkeret?

Előfordulhat, hogy a cég költségvetésébe nem fér bele egy iratmegsemmisítő gép vagy az, hogy egy külsős cégre bízza ezt a feladatot. Amíg nincsen meg ehhez a büdzsé, addig is különböző lépéseket tehetünk annak érdekében, hogy a bizalmas dokumentumok ne kerüljenek rossz kezekbe.

Egy céges iratkezelési szabályzat kialakításával ellenőrzés alatt tudjuk tartani a dokumentumokat. Egy részletes szabályzat egészen a beérkezéstől az iktatáson és feldolgozáson át a megsemmisítésig, a teljes életciklust végigkíséri.

Itt olyan apróságokra is gondolhatunk mint, hogy ne maradjanak munkaidő után az asztalon a papírok, ugyanis olykor a takarítók is veszélyt jelenthetnek, amennyiben kiszivárogtatják a szétszórt dokumentumok tartalmát.

Hosszútávon érdemes az iratokat a fent felsoroltak alapján kategorizálni és azok alapján megsemmisíteni vagy biztos helyen tárolni, hogy elkerüljük a bizalmas információk idegen kezekbe kerülését.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet az iratmegsemmisítésben, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!