Iratok, amelyeket minden cégnek meg kell semmisítenie
A növekvő irodai irathalmokat látva egyre több vállalat fordul a házon belüli iratmegsemmisítés vagy professzionális iratmegsemmisítő cégek felé, akik ipari minőségű aprító berendezéseket használnak, így a papírlapokat konfetti-szerű darabokra vágják, amelyeket lehetetlen később összerakni.
Noha így a cég megszabadulhat a rengeteg felhalmozott dokumentumtól, azonban gyakran éppen azokat a dokumentumokat nem semmisítik meg vagy küldik el megsemmisítésre, amelyek információbiztonsági szempontból potenciális veszélyt jelenthetnek.
A papíron tárolt bizalmas és személyes információkkal foglalkozni kell. Először azonban azonosítani kell, hogy milyen típusú információk esnek bele ebbe a kategóriába:
1. Vállalati információk
Foglalkozni kell minden olyan információval, amely veszélyeztetheti a társaságot, amennyiben egy versenytárs vagy a nagyközönség birtokába kerülne. Ezek lehetnek az üzleti titkokat, az akvizíciós terveket, a pénzügyi adatokat, valamint a szállítóval és az ügyfelekkel kapcsolatos információkat tartalmazó dokumentumok; továbbá vezetői szintű levelezések, szerződések és HR-adatok, például orvosi nyilvántartások, bérszámfejtési információk és teljesítményértékelések.
2. Pénzügyi információk
Biztonságban kell tudni az egyének vagy vállalatok által a banki, számlázási és biztosítási célokra felhasznált adatait. Ez magában foglalja a hitel- és betéti kártya adatait, valamint azokat az adatokat, amelyek felhasználhatók számlák elérésére vagy pénzügyi tranzakciók feldolgozására.
3. Személyes információk
Minden olyan információra oda kell figyelni, amely valamilyen személyt azonosít, mint például a név, a lakcím, a születési dátum, a telefonszám és személyi azonosító szám. Védelmük azért fontos, mert felhasználhatók bűncselekmények elkövetésére, vagy új identitások létrehozására, valamint kölcsönök felvételére és hamis adóbevallások benyújtására.
Mit tegyünk a bizalmas információkkal?
Az információkezelés és iratmegsemmisítés tekintetében az alábbi két megközelítést javasoljuk:
-
Alakítsunk ki irányelveket azt illetően, hogy a bizalmas és személyes információkat tartalmazó dokumentumokat milyen hosszan és milyen formában őrizzük meg a cégen belül. Az adott időtartam letelte után pedig semmisítsük meg az iratokat.
-
Egy másik megközelítés szerint semmisítsünk meg minden olyan dokumentumot és minden olyan elavult adathordozót (CD-ket, DVD-ket, merevlemezeket), amelyre nincs már szükség.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet az iratmegsemmisítésben, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!
Szolgáltatásaink
Bemutatkozunk
Kapcsolat
Rhenus Office Systems Hungary Kft.
2310 Szigetszentmiklós, Leshegy u 30.
Telefon: +36(24)887-180
Fax: +36(24)887-182