Miért fontos a digitális információáramlás a vállalatoknál?

Ma már nem csak a nyugati országokban, de Magyarországon is egyre inkább központi kérdéssé vált a digitális információáramlás jelentősége a vállalatoknál. Mindezt a koronavírus-járvány még inkább előmozdította, de ennek ellenére még mindig sok olyan vállalkozás van, ahol a mai napig még csak fel sem merül a fejlesztés gondolata.

Egyes cégvezetők túl költségesnek, mások pedig nagyon időigényesnek tartják, hogy vállalkozásukban változtatásokat iktassanak be a hagyományos módszerek helyett, és a digitális információáramlás megvalósítását válasszák. Ezek a vezetők pedig nem is sejtik, hogy éppen a vállalaton belüli digitális átállásnak köszönhetően tudnának spórolni, mind idő, mind a költségek tekintetében.

A digitális információáramlás megvalósítása tehát sok-sok előnnyel és pozitívummal ruház fel egy vállalkozást, de nézzük is melyek ezek:

1. Tarts lépést a versenytársakkal

Ha egy vállalkozásban nyoma sincs a digitális információáramlásnak és még mindig papírhalmok sorakoznak az íróasztalokon nap mint nap, akkor bizony nehezebb lesz lépést tartania az egyre inkább fejlődő versenytársakkal.

Az igazság pedig az, hogy nincs értelme várni, hiszen a jövőben sem lesz ez másképp. A világ egyértelműen a digitalizálás korát éli minden tekintetben, a magyar vállalatok pedig rohamos tempóban zárkóznak fel. Így, ha nem szeretnél “lemaradni”, sokkal inkább az élmezőnyben járni a versenytársak között, akkor kétségtelenül szükséges a digitális információáramlás megvalósítása.

Ezen felül, ma már amellett sem szabad elmennünk, hogy korunk fiatal munkavállalói is sokkal vonzóbbnak találják azokat a munkalehetőségeket és munkahelyeket, ahol a különböző folyamatok digitalizálva vannak.

Nem véletlen, hiszen ők már azoknál a szervezeteknél érzik kényelmesen magukat, ahol a digitális információáramlás természetes, így álláskeresésnél egyértelműen ezek a cégek fogják felkelteni érdeklődésüket.

2. Munkavégzés bárhol és bármikor

A digitális információáramlásnak köszönhető az is, hogy bevezethető a home office, amit a munkavállalók szintén nagyon értékelnek. Leginkább a vírushelyzet nyitotta fel a cégvezetők szemét, hiszen a legtöbben rákényszerültek arra, hogy megoldják azt, hogy munkavállalóik otthonról is képesek legyenek dolgozni.

Egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer segítségével pedig bárki, bármikor és bárhonnan hozzáférhet a szükséges céges dokumentumokhoz. Egy ilyen program lehetővé teszi a digitális iratok könnyű, gyors és szervezett kezelését, felhasználását. A munkavállalók így nem függenek egymástól, nem kell például egy-egy dokumentumra várniuk, ha éppen más használja azokat.

3. Gördülékeny irányítás

Megkérdőjelezhetetlen, hogy a digitális információáramlás segíti a vállalkozás alkalmazottainak munkáját, növeli munkájuk hatékonyságát, ugyanakkor a vezetőket tekintve sincs ez másképp.

A munkavállalók és a munkafolyamatok nyomon követése jelentősen könnyebbé válik, ha megvalósul egy cégen belül a digitális információáramlás. Minden tevékenység ellenőrizhetővé válik, ami a vállalaton belül történik, így a kommunikáció is gördülékenyebb lesz, az irányítási folyamatok pedig magasabb szintre léphetnek.

4. Környezetvédelem

A digitális információáramlás lehetőségének kihasználása nem csak a vállalatnak, a vezetőknek, az ügyfeleknek és a munkavállalóknak kedvez, de egyértelműen a Földünknek is.

Azáltal, hogy a vállalkozás a digitalizálás útjára lép, valójában a környezetvédelem irányába is lép. Gondolunk csak bele, hogy egy vállalat, milyen hatalmas mennyiségű papírt használ el nap mint nap.

Ha a különféle dokumentumok digitalizált adatokká alakulnak át, akkor a vállalkozás jelentősen vagy teljesen lecsökkentheti a papírfelhasználásának mértékét.

5. Idő-, hely- és költségmegtakarítás

A rengeteg papír amit egy cég napról napra felhalmoz, több helyet foglal el egy vállalkozás irodájában, mint azt első ránézésre gondolnánk. A digitális információáramlás megvalósításával a papírok eltűnhetnek az irodákból, ez pedig nagyon sok helyet felszabadíthat. A felszabadult helyre pedig, akár új munkaállomásokat is létrehozhatunk.

Mindemellett azt sem szabad figyelmen kívül hagyni, hogy a munkavállalók rendkívül sok időt töltenek el a különféle papírok keresgélésével. Ezt az időt is megspórolhatjuk, ha a digitális információáramlás útjára lépünk, ami egyet jelent azzal, hogy a dolgozók kevesebb időt vesztegetnek el, azaz még több időt fordíthatnak a munkájukra.

A kevesebb papírhasználat, a dolgozóknak megspórolt idő és a felszabadított hely, pedig egyértelműen költségmegtakarítást is jelent a vállalat számára.

6. Adatvédelem

A digitalizált dokumentumok sokkal követhetőbbek, ezáltal biztonságosabbak is lesznek az adott vállalat számára. A fizikai dokumentumokhoz bárki hozzáférhet a cégen belül, anélkül, hogy nyomon tudnánk követni.

Ezzel szemben, a digitalizált dokumentumok esetében lehetőség van arra, hogy a vezetés csak bizonyos személyeknek vagy osztályoknak biztosítson hozzáférést vagy szerkesztési jogot. Ennek köszönhetően fokozhatjuk az adatvédelmet, vagyis csökkenthetjük a bizalmas adatokkal való visszaélések kockázatát.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentumok digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!