Nincs több elveszett céges dokumentum: a külső irattározás előnyei

Nem sok frusztrálóbb dolog van annál, mint amikor nem találunk meg egy dokumentumot. Még ennél is rosszabb, amikor felismerjük, hogy egy irat elveszett, vagy véletlenül megsemmisült. Az elveszett, rosszul tárolt és hiányzó adatok a házon belüli iratkezelés legnagyobb problémái. Mindezeket a dokumentumokat egy külső helyszínen is tárolhatjuk, méghozzá professzionális irattározási szolgáltatás keretei között.

1. A külső irattározás időt és pénzt spórol meg a cég számára

Ha az iratokat és dokumentumokat a telephelyen kívül tároljuk, akkor nem kell saját kezűleg megkeresnünk a szükséges dokumentumokat. Ilyenkor a szolgáltató cég szakemberei kezelnek mindent.

Ekkor az iratok végeláthatatlan keresését és kezelését a produktív munka váltja fel, ami mindig jövedelmezőbb lesz idő és pénz szempontjából is az előbbinél. Amennyiben szükségünk van egy dokumentumra, akkor a partnercégnél már intézkednek is és akár 2 órán belül a kezünkbe is foghatjuk az iratot.

A számtalan papíralapú dokumentummal járó fejfájás megszüntetésével párhuzamosan elkerülhetetlen, hogy a cég hatékonysága és termelékenysége is megnövekedjen.

2. A külső irattározás helyet takarít meg

Elgondolkodott már azon, hogy vajon a rengeteg fizikai dokumentum mennyi helyet is foglal az irodában? Elhiheti, hogy jóval többet, mint elsőre gondolná!

Egyszerűen fogalmazva: az irodai irattárolás (különösen a szervezetlen irattárolás) rengeteg helyet emészt fel és gyakran valódi káosszá változtatja a munkahelyet.

Gondoljon csak arra, hogy mennyi extra helyet szabadíthatna fel akkor, ha a nyilvántartásait és fizikai dokumentumait kihelyezné egy külső helyszínre, méghozzá rendszerezetten és profi szakemberek által kezelve. Így átláthatóbbá és jobban kihasználhatóvá tenné az irodai környezetet.

3. A külső irattározás biztonságosabbá teszi a cégét

Biztonsági irattárban tárolt irat teljesen védve van a tűz- és vízkártól, vagy éppen a lopás és kiszivárogtatás veszélyeitől.

A számtalan nyilvántartás, amelyet a legtöbb vállalat helyben tárol, rendkívül egyszerűvé teszi az adatlopást - és ezt a legtöbb cégnél szinte észre sem veszik. Ha túl sok alkalmazott fér hozzá az információkhoz, akkor mindig benne lesz a levegőben a kockázat. Külső irattározás esetén meghatározható, hogy ki férhessen hozzá az érzékeny információkat tartalmazó dokumentumokhoz.

Információbiztonsági szempontból a legjobb dolog amit tehet, hogy limitálja a legfontosabb dokumentumok hozzáférhetőségét és hogy a fizikai dokumentumait egy külső helyszínen tárolja.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irattározásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!