Szkennelés és külső dokumentum tárolás - 2 ideális költségcsökkentő eszköz vállalatok számára

Gyakran merül fel vállalati szinten a kérdés, hogy az egyre növekvő iratmennyiséget hogyan is lenne célszerű tárolni. Általában a következő megoldásokkal találkozhatunk:

• A dokumentumokat beszkennelik és digitálisan tárolják

• Egy külső dokumentum tárolási szolgáltatást vesznek igénybe

• Nyomtatott formában, házon belül tárolják az iratokat

De miért is kellene választani ezek között az opciók között, amikor a legköltséghatékonyabb megoldást pontosan ezek ötvözése eredményezi?

A digitális dokumentum tárolás egyrészt megkönnyíti a keresett információk megtalálását, másrészt helytakarékos is. Azonban hosszú távon minden egyes dokumentum beszkennelése igen költségessé válhat és az emberi tényező miatt potenciális információbiztonsági problémákhoz is vezethet.

Ezt ellensúlyozza a külső dokumentum tárolás - a profi külsős szakembereknek köszönhetően a lopás és az adatvesztés lehetősége minimalizálódik és ez rengeteg fölösleges költségtől óvhatja meg a vállalatot.

A szkennelés előnyei

A szkennelés abban a pillanatban válik valódi költségcsökkentő eszközzé, amikor csak a leggyakrabban használt iratokat kezdjük el digitalizálni. Ilyenek például az űrlapok, a feladat leírások és az emlékeztetők. Mindezek esetében fontos, hogy könnyen és gyorsan hozzáférhetők legyenek, méghozzá sokak számára.

A digitális tárolás gyorsítja a munkát, hiszen a munkatársaknak nem kell többé minden papírhalmot áttúrniuk a mindennapi feladataik elvégzéséhez. A kollégák idejénél pedig nem igazán van drágább erőforrás egy vállalat életében.

Arról pedig még nem is beszéltünk, hogy milyen sok hely felszabadítható az irodában az iratok digitalizálásával. Eltűnnek az asztalokról a papírhalmok, felszabadulnak a szekrények és a fiókok, új íróasztalok férnek el a korábbi irattárolók helyén.

A külső dokumentum tárolás előnyei

A be nem szkennelt dokumentumokat célszerű “hagyományosan” tárolni, azaz nyomtatott formában és lehetőleg egy külső dokumentumtároló szolgáltatást igénybe véve.

És hogy miért éppen külső dokumentum tárolás? A számtalan nyilvántartás, amelyet a legtöbb vállalat helyben tárol, rendkívül egyszerűvé teszi az adatlopást - és ezt céges szinten általában észre sem veszik. Ha túl sok alkalmazott fér hozzá az információkhoz, akkor mindig benne lesz a levegőben a kockázat. Külső irattározás esetén meghatározható, hogy ki férhessen hozzá az érzékeny információkat tartalmazó dokumentumokhoz.

Információbiztonsági szempontból a legjobb dolog amit tehet, hogy limitálja a legfontosabb dokumentumok hozzáférhetőségét és hogy a fizikai dokumentumait egy külső helyszínen tárolja. Így elkerülheti az adatvesztésből származó súlyos költségeket és presztízs vesztést is.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irattározásban vagy digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!