2. Digitalizálás
Érdemes használat után minden dokumentumot digitalizálni, hiszen digitális formában sokkal egyszerűbb megóvni a fontos iratokat, mint fizikai formában. Ezáltal csökkentjük az adatlopás kockázatát, mivel korlátozhatjuk az iratok hozzáférését bizonyos emberek számára, ráadásul jelszóval is védhetjük őket.
Ha esetleg a rendszer összeomlana vagy véletlenül törlés történne, akkor egy biztonsági mentés segítségével visszaállíthatjuk az elveszett dokumentumokat az eredeti állapotukba.
A digitális dokumentumok könnyen nyomon követhetők, módosításukra pedig digitális aláírások vagy időbélyegek alkalmazhatók, amelyek növelik a megbízhatóságot.
3. Külső irattározás
Gyakran nem semmisítjük meg azonnal a már nem használt iratokat, aminek több oka is lehet, például bizonyos tevékenységek esetében törvényileg is elő van írva, hogy egyes dokumentumokat egy meghatározott ideig kötelezőek vagyunk megőrizni. De vajon hol érdemes tárolni a megőrizni kívánt iratokat?
A külső irattározási szolgáltatók általában speciális biztonsági intézkedéseket alkalmaznak az iratok fizikai védelme érdekében. Az iratokat olyan helyeken tárolják, ahol azokat csak az engedélyezett személyek érhetik el, és ahol megfelelő fizikai biztonsági rendszerek védik őket, például biztonsági őrök, kamerák és hozzáférési ellenőrzések formájában.
Mi a Rhenusnál kifizetődőbb és iratvédelmi szempontból biztonságosabb megoldásnak tartjuk a külső irattározást bármilyen más megoldással szemben.
A legjobb, ha a legfontosabb fizikai dokumentumainkat egy professzionális szolgáltató külső helyszínén tároljuk. Ezáltal elkerülhetőek a tűzesetek veszélyei, a dokumentumok gombásodása, a lopások, valamint nem jelent többé problémát, hogy a szűkös irodai tér valamelyik részén tároljuk az egyre növekvő irathalmokat.
4. Iratmegsemmisítés
Az elavult vagy felesleges iratok tárolása növelheti az adatbiztonsági kockázatokat. Az iratmegsemmisítés révén minimalizálhatók ezek a kockázatok, mivel az érzékeny információk nem maradnak hosszú ideig hozzáférhetők.
A már nem használt, digitalizált iratok fizikai verzióját érdemes megsemmisíteni egy ipari aprítógép használatával, vagy külsős szakemberek segítségével. Ennek köszönhetően nem kell tovább tárolnunk a dokumentumokat és egy lépéssel közelebb kerülünk az irataink megóvása felé.
Összefoglalva, a vállalati iratok védelme folyamatos odafigyelést és fejlesztést igényel. A vállalatoknak és szervezeteknek rendszeresen felül kell vizsgálniuk és frissíteniük kell az iratvédelmi stratégiájukat annak érdekében, hogy lépést tarthassanak a változó fenyegetésekkel és jogszabályi követelményekkel.
Az iratvédelem soha nem lehet teljesen garantált megoldáss minden egyes szcenárióra, de ezek a lépések segíthetnek minimalizálni a kockázatokat és megőrizni a bizalmas információkat.
Ha többet szeretne megtudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet a vállalati iratok megfelelő védelmében, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!