A megsemmisítésre szánt iratok megfelelő kategorizálása

A megsemmisítésre szánt iratok kezelése kiemelten fontos minden vállalkozás számára annak érdekében, hogy biztosítsa az érzékeny információk védelmét és a jogszabályi előírások betartását. A vállalati papír alapú iratokat általában 3 kategóriába sorolhatjuk.

1. Vállalati információk

A vállalati információk között olyan dokumentumok szerepelnek, amelyek üzleti titkokat, pénzügyi adatokat, szállítóval vagy ügyfelekhez kapcsolódó adatokat tartalmaznak, valamint a vállalkozás működéséhez, üzleti terveihez és stratégiáihoz kapcsolódnak.

Ezek mellett ide sorolhatók még a bérszámfejtési információk, szerződések, HR adatok, teljesítményértékelések és a vezetői szintű levelezések is.

Az első lépés a vállalati információk azonosítása és kategorizálása. Fontos megjelölni azokat a dokumentumokat, amelyek már nem szükségesek. A megsemmisítésre szánt dokumentumokat kényelmesen elhelyezett megsemmisítő berendezésekkel, például darálókkal kell megsemmisíteni.

2. Személyes információk

A személyes információk közé tartoznak az alkalmazottak és ügyfelek személyes adatai, például név, cím, telefonszám, születési dátum, személyi igazolvány- és banki információk.

Bizonyos iratok felhasználása nem csak az adott vállalkozásnak jelenthet nagy veszélyt, de az alkalmazottak számára is, hiszen könnyen felhasználhatók visszaélések elkövetésére.

Visszaélések közé tartozhat például a hamis adóbevallások benyújtása, kölcsönök felvétele vagy egy teljesen új identitás létrehozása az eltulajdonított személyes adatok alapján.

Az ilyen típusú információk védelme különleges figyelmet igényel. Az iratokat azonnal meg kell semmisíteni, amint már nincs rájuk szükség.

3. Pénzügyi információk

Mindhárom kategória közül talán ebbe a kategóriába tartozó iratok biztonsága a legfontosabb. A pénzügyi dokumentumok azért igényelnek különösen nagy figyelmet, mert ezekkel lehet a legnagyobb kárt okozni egy vállalkozás számára, ami akár a csődöt is jelentheti.

Ebbe a kategóriába tartoznak a vállalat banki, számlázási és biztosítási célokra felhasznált adatai.

Ez kiterjed a hitel adatokra, továbbá azokra az adatokra is, amelyek pénzügyi tranzakciók lebonyolításához és számlák eléréséhez használhatók fel.

Mi a teendő ezekkel az iratokkal?

1. Az első és legfontosabb lépés a feleslegessé vált vagy érzékeny információkat tartalmazó iratok megsemmisítése. A megsemmisítési folyamatnak biztonságosnak és megfelelőnek kell lennie. Használjon megsemmisítő berendezéseket, például darálókat, amelyek garantálják, hogy az információk visszaállítása többé nem lehetséges.
2. Alakítson ki egy szigorú adatvédelmi politikát és hozzon létre iránymutatásokat az iratok kezelésére és megsemmisítésére vonatkozóan. Győződjön meg róla, hogy minden alkalmazott ismeri és betartja ezeket az iránymutatásokat. Rendszeresen szervezzen oktatást és tájékoztatást a munkatársaknak az érzékeny információk kezeléséről és a megsemmisítés folyamatáról.
3. Győződjön meg róla, hogy a vállalat mindenkor megfelel a vonatkozó adatvédelmi és adatmegőrzési jogszabályoknak és szabványoknak. Legyen tisztában a helyi, országos és nemzetközi előírásokkal, és biztosítsa, hogy a vállalat azoknak megfelelően járjon el.
4. Meg kell határozni, hogy a bizalmas és személyes információkat tartalmazó dokumentumok milyen formában és milyen hosszan kerüljenek megőrzésre. Az érzékeny információkat tartalmazó iratokat, amelyek még nem kerülnek megsemmisítésre, biztonságosan kell tárolni. Használjon zárt, lezárt szekrényeket vagy irattároló dobozokat, amelyek csak a megfelelő személyek számára hozzáférhetők.

ÍRJON NEKÜNK!