Az irodai dokumentumkezelés és iratmegsemmisítés alapjai 6 lépésben

Az adatlopással és kiszivárogtatással kapcsolatos események egy jelentős része emberi hibákból származik. Egy irattári terv integrálásával azonban a vállalatok jelentősen csökkenthetik az emberi tényezőből fakadó hibák valószínűségét és jobban nyomon követhetővé teszik a dokumentumok, nyilvántartások és különböző fileok cégen belüli útját és hollétét.

Egy jól működő irattári tervnek általában hat fő eleme van

• Először szükséges egy leltárt készíteni a vállalat összes dokumentumáról.
• Meg kell határozni a felelőst, aki az egész folyamatot irányítani fogja.
• Ki kell alakítani egy cégen belüli dokumentummegőrzési politikát.
• Meg kell határozni az iratok tárolásának és kezelésének legjobb módját.
• Ki kell alakítani a dokumentumkezelési folyamatokat, amelyeket a munkatársak a mindennapi munka során alkalmazni fognak.
• Meg kell határozni a már fölösleges és használaton kívüli iratok és fileok megsemmisítésének lépéseit is.

Nem tudjuk eléggé hangsúlyozni, hogy a dokumentumkezelés és irattári terv legfontosabb pontja éppen az utolsó lépés, azaz a dokumentumok megsemmisítése.

Míg a dokumentumok biztonságának biztosítása érdekében elengedhetetlen egy jól működő dokumentumkezelési terv, addig a megsemmisítés szintén kritikus szerepet játszik biztonsági szempontból, hiszen a régi és eldobott dokumentumok ugyanolyan kockázatot jelentenek, mint a még aktív, használatban lévő iratok és fileok.

Egy dokumentum megsemmisítési folyamat integrálása a legjobb módja annak, hogy a vállalkozások biztosítsák az érzékeny vagy a tulajdonosi információk teljes körű védelmét. Az adatsértésekkel járó költségeket szem előtt tartva, a dokumentumkezelés és megsemmisítés manapság sokkal fontosabbá vált, mint azelőtt bármikor.

A fenti lépéseket megtéve a cég biztonságosabban tudhatja magát, hiszen az érzékeny információk nem veszélyeztetik többé a hatékony működést.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet a dokumentumok kezelésében és megsemmisítésében, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!