Jump to region and choose your preferred country / region
Switch to your chosen country or regional website and discover our services for each location. You will have a choice of different languages.
Visit our corporate website
For more information about our global services and offers, visit Rhenus.Group.
Africa
A logikus lépés természetesen az lenne, ha eltávolítanánk az eredményes vállalati működést akadályozó irathalmokat az irodából és átállnánk digitalizált, iratmentes vállalati működésre.
Az átállás egy komoly kihívást jelentő folyamat. A folyamat során meg kell küzdenünk azzal a problémával, hogy a legfontosabb dokumentumaink egy része még “hagyományos” formában áll az irodában, egy másik része pedig már digitalizálásra került.
A kérdés az, hogy hogyan tudjuk a lehető leggyorsabbá tenni az átállást a digitális dokumentumkezelésre? A jó hír az, hogy már két egyszerű lépés is rengeteget segíthet!
1. Lépés: Kezdőpont kijelölése és dokumentum szkennelés
A legjobb dolog amit tehetünk, hogy kijelölünk egy dátumot, ahonnan kezdődően minden új vállalati dokumentumot szkennelünk és digitalizálunk, a fizikai példányt pedig megsemmisítjük.
Ezzel a módszerrel rengeteg időt spórolhatunk meg a munkatársainknak és pénzt a cégünknek, hiszen többet nem kell azzal foglalkoznunk, hogy hogyan tároljuk a dokumentumokat és mit kezdjünk velük a használat után. Közhiteles elektronikus másolat készítése ma már nem jelent gondot, a digitalizálásra specializálódott vállalatoknak.
A kezdőpont kijelölése egy gyorsabb és könnyebb átmenetet biztosít a teljes digitális iratkezelés felé.
2. Lépés: Iratmegsemmisítés
A iratmegsemmisítés történhet cégen belül, vagy pedig bevonhatunk egy külső, professzionális szolgáltatást nyújtó partnert is.
Mi inkább a második verziót ajánljuk, hiszen egy cég a legtöbb esetben nem rendelkezik a megfelelő ipari aprítóval és szakmai háttérrel a dokumentumok szakszerű megsemmisítéséhez - az iratok gyakran összeilleszthetőek maradnak, potenciális adatvédelmi problémákat okozva ezzel a vállalat számára.
Továbbá ebben a formában nem kell a munkatársak drága, fizetett idejét azzal rabolnunk, hogy nekik kelljen foglalkozniuk az iratok előírásszerű megsemmisítésével.
A digitalizálás előnyei vállalati szinten
Ahogy a dokumentumaink egyre nagyobb része kerül fel a vállalat digitális hálójára, úgy válik egyre könnyebbé a munkatársak dolga is.
Bármely dokumentum könnyen megtalálhatóvá válik és nem kell végre hosszú perceket a keresgélésükkel tölteni.
Egy dokumentumhoz akár többen is hozzáférhetnek és használhatják.
A fontosabb adatokat tartalmazó fájlok elérhetőségét korlátozhatjuk (például jelszavak használatával).
Minden dokumentumról készíthetünk biztonsági mentést.
Rengeteg értékes hely szabadul fel az irodában.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentumok szkennelésében és digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!
