Ellenben, a valóság épp az ellenkezőjét mutatja.
Egyes vállalkozásokban egyre nő a papírfelhasználás, és az iratmegsemmisítés kérdése most különösen sürgető.
Tehát felmerül a kérdés: oldjuk meg cégen belül, vagy döntsünk inkább a külső iratmegsemmisítés mellett?
A Rhenusnál mi az utóbbi mellett tesszük le a voksunkat, mivel a tapasztalatunk azt mutatja, hogy hosszú távon komoly megtakarítás érhető el a vállalat számára, ha a munkatársak válláról terheket veszünk le, ráadásul így az információbiztonsági kockázatok is minimalizálhatók.
Ebben a cikkben összegyűjtöttünk négy érvet a külső iratmegsemmisítés mellett:
1. Rengeteg időt szabadít fel a munkatársaknak
Amennyiben belső erőforrásokkal kívánjuk végrehajtani az iratmegsemmisítést, komoly terheket helyezünk a munkatársak vállára.
Egyfelől meg kell neveznünk egy kollégát, aki felel a dokumentumok szakszerű megsemmisítéséért. Ez a pozíció akár naponta órákig is lekötheti a kolléga idejét, amit egyéb fontos feladatokra is fordíthatna. Másrészt minden olyan munkatárs, akinek iratok futnak át a kezein, részese lesz a folyamatnak.
A külső szolgáltatóval való együttműködés esetén a munkatársaknak nem kell foglalkozniuk az iratmegsemmisítés terheit jelentő feladatokkal. A szolgáltató munkatársai rendszeresen látogatják az irodát, összegyűjtik a vállalati dokumentumokat tartalmazó iratmegsemmisítő konténereket, majd biztonságos módon szállítják el azokat a megfelelő megsemmisítő üzembe.
Ezután az iratok azonnal megsemmisülnek, a keletkezett papírbálák pedig továbbkerülnek a papírgyárakba, ahol újrahasznosítják őket.
2. 100%-ban megfelel a törvényi előírásoknak
Az iratmegsemmisítésnek szigorúan betartandó törvényi előírásai vannak, amelyek egyre szigorodnak, és azok be nem tartása súlyos következményekkel járhat.
Számos vállalatnál a belső iratmegsemmisítésre azért kerül sor, mert a cég nem ismeri pontosan a folyamatra vonatkozó jogszabályi kereteket, és ennek következtében úgy gondolják, hogy így hatékonyan és gyorsan szabadulhatnak meg a rengeteg dokumentumtól.
A külső szolgáltatás igénybevétele esetén azonban a cég teljes mértékben megfelel a törvényi előírásoknak, és az iratmegsemmisítés folyamata hibátlan lesz.
3. A külső iratmegsemmisítés biztonságosabb
Az iratmegsemmisítés célja, hogy a papírlapokat és dokumentumokat apró, konfetti-szerű darabokra vágjuk, melyek későbbi összerakása és azonosítása lehetetlenné válik.
A bizalmas és személyes információk megfelelő kezelése kiemelten fontos, mivel azok rossz kezekbe kerülve komoly problémákat okozhatnak. A belső iratmegsemmisítés esetén azonban fennáll a veszélye, hogy az információk kiszivárognak, mivel a folyamat gyakran nem megfelelően zajlik le.
A megfelelő belső iratmegsemmisítési folyamat az alábbi elemekből áll:
- Vállalati szinten meghatározásra kerül, mely iratok és dokumentumok kerüljenek megsemmisítésre, és mikor. Az ideális az, ha minden bizalmas információt tartalmazó iratot megsemmisítünk.
- Minden olyan dokumentumot, amely bizalmas információkat tartalmaz, meg kell semmisíteni a használatuk vagy digitalizálásuk után.
- Az iratmegsemmisítés ipari aprítógéppel történik, biztosítva, hogy a papírdarabok ne lehessenek összeilleszthetők és újrafelhasználhatók.
A mindennapi feladatok közepette a munkatársak hajlamosak hibázni, elmulasztani a megsemmisítést vagy dokumentumokat elkeverni. Ez potenciális veszélyforrás a cég adatbiztonsága szempontjából.
A külső iratmegsemmisítő partnercég munkatársai rendszeresen látogatják a munkahelyet, cserélik az iratmegsemmisítő konténereket, és professzionális, biztonságos módon szállítják el a leselejtezett iratanyagokat. Profi szakemberek gyűjtik össze rendszeresen a leselejtezett iratanyagokat, majd azokat a legjobb ipari aprítógépekkel aprítják le.
ÍRJON NEKÜNK!
