Az iratmentes iroda 5 alappillére
Meglévő iratok digitalizációja
A papírhasználat csökkentésének nulladik, és egyben a legfontosabb lépése, hogy biztonságba helyezzük fontos iratainkat. Ennek legegyszerűbb módja a szkennelés. A digitalizálás legfontosabb előnye, hogy sokkal könnyebben meg fogjuk találni a szükséges iratokat a tárhelyünkön, mintha az irattárban kellene keresni. Emellett a fejlett digitalizációs technikáknak köszönhetően kereshető dokumentumokat hozhatunk létre a szkennelt állományokból. Ezt az optikai karakterfelismerő (OCR) szoftverek teszik lehetővé.
Felhőalapú tárolás
A legkézenfekvőbb tárolási lehetőségek között mindenképpen meg kell említenünk a felhőalapú tárolást. A legelterjedtebb platformok (pl. Google Workspace, Microsoft 365) már mind rendelkeznek ilyen lehetőséggel. A biztonságos tárolás, egyszerű megosztási lehetőség, és a csapatmunka funkciók miatt a felhőalapú technológiák vállalati környezetben nagy népszerűségnek örvendenek.
Elektronikus aláírás
Az elektronikus aláírás nemcsak felgyorsítja az engedélyeztetési procedúrát, de megszünteti a fizikai aláírással járó problémákat. A papírhasználat csökkentése mellett jelentősen lerövidíti az ügyintézésekkel járó átfutási időket, ugyanis nem kell várnunk arra, amíg postán megérkezik az aláírt példányunk.
Tréningek és változáskövetés
Ahhoz, hogy az iratmentes iroda koncepciója hosszútávon működhessen, szemléletmódváltásra van szükség a cég összes dolgozója részéről. Tapasztalatok szerint azoknál a cégeknél működik tartósan az új rendszer, ahol a papírhasználat csökkentése a vállalati kultúra részévé vált.
Szükséges továbbá, hogy az alkalmazottak megfelelő képzéseket kapjanak az új rendszerek használatáról. Ezzel csökkenthető az átállás ideje, és elkerülhetjük vele az adminisztráció kaotikussá válását.
Munkafolyamatok automatizálása
A folyamatok automatizálása és az iratmentesítés a legtöbb esetben kéz a kézben járnak. A manuális munkafolyamatok átalakításával lényegesen lecsökkenthetjük a hibázási lehetőségek számát. A megfelelő automatizálási eszközök kiválasztása kulcsfontosságú lehet abban, hogy a folyamataink optimálisan működjenek. Mielőtt letesszük a voksunkat valamelyik szoftver mellett, vizsgáljuk meg, hogy melyik rendszer tudja legjobban kiszolgálni cégünk speciális igényeit.
Az iratmentesítés kihívásai
Nem kétséges, hogy a papírhasználat csökkentése rengeteg előnnyel jár, ennek ellenére mindenképpen számba kell vennünk annak hátrányait is.
Először is mindenképpen számolnunk kell az új rendszer biztonsági kockázataival is. Az adatbiztonsági kockázatokról, a szükséges óvintézkedési lépésekről, és a lehetséges adatlopási veszélyről mindenképp konzultáljunk egy biztonsági szakértővel.
Az új rendszer kialakítását célszerű a dolgozók szemszögéből is vizsgálni.
A cég munkafolyamatainak ilyen mértékű átalakítása természetes, hogy a dolgozók kezdeti ellenállását eredményezi, hiszen senki sem szereti, amikor a korábban rutinfeladatnak számító procedúrákat megváltoztatják.
Konklúzió
A papírmentes irodai stratégia kialakítása rendszerben gondolkodást igényel, amely magában foglalja a digitalizációt, a felhőalapú megoldásokat, az együttműködési eszközöket és a menedzsment elkötelezettségét a folyamatok tökéletesítése mellett.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irodai élet gördülékenyebbé tételében, kattintson ide és vegye fel velünk a kapcsolatot az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!