Hogyan lehet költséghatékony az iratmegsemmisítés?

Ebben a cikkben azt mutatjuk be, hogy miért érdemes komolyan venni és profikra bízni az iratmegsemmisítés kezelését.

Ahogy a legtöbb dolognak, úgy az iratmegsemmisítésnek sem szabad csak úgy, gondos tervezés nélkül nekivágni. Ennek több oka is van.

1. Egyfelől érdemes belegondolni, milyen információk szerepelhetnek a dokumentumokban: szerződések, személyes adatok, pénzügyi kimutatások stb. Már a jogszabályok is figyelmeztetnek ezen érzékeny adatok védelmére, de a céget amúgy is hátrányosan érintheti, ha ezek illetéktelen kezekbe kerülnek.

Adott esetben súlyos következményei lehetnek, ha nem járunk el kellő körültekintéssel.

2. További fontos szempont még a megsemmisítés tervezésekor a folyamat pénzügyi vonatkozása. Meg kell találni ugyanis a leginkább költséghatékony módot - ami nem olyan könnyű feladat, mint elsőre tűnhet. A dilemma itt két variáció között van: vagy kiszervezzük a feladatot egy erre szakosodott külsős cégnek, vagy megoldjuk magunk házon belül a dolgot.

Megéri házon belül csinálni az iratmegsemmisítés feladatát?

A legtöbbször az utóbbira esik a választás, vagyis külsősök bevonása nélkül számolják fel a cégek az irodában álló papírhalmokat. A fent említett adatbiztonsági szempontokon túl vannak más kérdések is, amik ezzel kapcsolatban felmerülnek:

• Milyen eszközökkel végezzék a megsemmisítést?
• Valóban sikerül megfelelően, véglegesen törölni a dokumentumot?
• Mi van akkor, ha a megsemmisítéshez használt gép meghibásodik?

A vállalatok tudják, hogy egy külsős partner bevonása jelentené a legideálisabb megoldást, ám költségtakarékossági szempontokra hivatkozva mégis inkább a belsős megsemmisítés mellett döntenek. Ez az érvelés azonban - ha jobban belegondolunk -, nem elég meggyőző.

Az iratmegsemmisítés végrehajtásához ugyanis ki kell jelölni néhány alkalmazottat, akik adott ideig csak ezzel foglalkoznak. Ezek a kollégák nem főállású iratmegsemmisítési szakemberek, hanem megvannak a saját feladataik - amikkel addig nem tudnak haladni, amíg az iratokkal foglalkoznak.

Lényegében ideiglenesen kiesnek a napi munkából, ami a munkafolyamatok során számos problémához vezethet. Ilyenkor valójában iratmegsemmisítésért fizetjük a munkavállalókat.

Anyagilag tehát egyáltalán nem biztos, hogy házon belül olcsóbb lenne ezt a munkát elvégezni - sőt! Egy külsős cég ráadásul hozzáértő módon, a jogszabályok teljes körű betartása mellett jár el (adatbiztonság mindenek felett), nem vesz el a mindennapi munkavégzés hatékonyságából, valamint minden szükséges eszköz és erőforrás a rendelkezésükre áll.

Kérjen professzionális segítséget a Rhenustól, ahol minden adott a feladatok teljeskörű elvégzéséhez - így a cégnek nem kell foglalkoznia az iratmegsemmisítéssel. Bízza ezt a fontos és speciális feladatkört tapasztalt és hozzáértő szakemberekre!

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irodai élet gördülékenyebbé tételében, kattintson ide és vegye fel velünk a kapcsolatot az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!