Ezt okozhatja munkatársi figyelmetlenség, lopás, irodai tűzeset, vagy akár az irat átázása és gombásodása.
Az ilyen információvesztés súlyos következményekkel járhat a vállalat számára, ezért kiemelten fontos, hogy megfelelő figyelmet szenteljünk az iratvédelem kérdésének.
Az iratvédelem kiemelkedő fontossággal bír minden szervezet számára, függetlenül attól, hogy kisvállalkozásról vagy multinacionális vállalatról van szó. Az információk egyre növekvő mennyisége és értéke miatt az iratok megfelelő védelme elengedhetetlen az üzleti folyamatok biztonságos és zavartalan működése érdekében.
Ebben a cikkben bemutatjuk, milyen lépéseket tehetünk az iratok megfelelő védelme érdekében.
1. Munkatársak oktatása és iratvédelmi előírások bevezetése
Az első és kiemelten fontos lépésünk, hogy felhívjuk a kollégáink figyelmét a dokumentumok és az információk értékére, és ösztönözzük őket, hogy megfelelő gondot fordítsanak ezek védelmére.
Nem csupán az oktatás, hanem az iratvédelmi előírások bevezetése is elengedhetetlen. Elfogadhatatlan, hogy dokumentumok szanaszét heverjenek az irodában, vagy hogy a megfelelő megsemmisítés nélkül dobják el azokat a kukába.
Az iratvédelmi előírásoknak nem csupán formális dokumentumoknak kell lenniük, hanem olyan normáknak és szokásoknak is, amelyek a mindennapi munkavégzés részévé válnak. Az általunk meghatározott szabályokat szigorúan be kell tartatni a szervezeten belül. Ebben a folyamatban a vezetőségnek kell élen járnia, hiszen ha a munkatársak látják, hogy a vezetőség maga is követi az iratvédelmi előírásokat, akkor könnyebben elfogadják és betartják azokat.
Az iratvédelem fontosságára való felhívás és az iratvédelmi szabályok bevezetése mindvégig folyamatos erőfeszítéseket igényel.
A munkatársak oktatása során hangsúlyoznunk kell, hogy az információk és dokumentumok védelme mindenkinek közös felelőssége, és a szabályok bevezetése nem csak egy szükséges kötelezettség, hanem az üzleti folyamatok zökkenőmentes működésének alapja is.
Az érzékeny adatok digitális formában történő tárolása sokkal könnyebben biztosítható, mint fizikai formátumban. Ezért ajánljuk, hogy az iratokat használat után mindig digitalizáljuk.
Ezáltal csökkenthetjük az adatlopás kockázatát, mivel szabályozhatjuk az iratokhoz való hozzáférést csak bizonyos személyek számára, és egyedi jelszavakkal védhetjük a dokumentumokat.
Továbbá, a rendszer összeomlása vagy véletlen törlés esetén a biztonsági mentés segítségével visszaállíthatjuk eredeti állapotukba az elveszett dokumentumokat. Ez a módszer további réteget ad az adatvédelemnek és biztosítja, hogy az érzékeny információk ne csak szabályozottan hozzáférhetők, de biztonságosan meg is őrizhetők legyenek.
A digitalizált dokumentumok fizikai másolatát érdemes megsemmisíteni a digitalizálás után, például egy ipari aprítógép segítségével, vagy külsős szakemberek bevonásával.
Ezzel elkerülhetjük a további tárolási problémákat, és hatékonyan elősegítjük irataink további védelmét. Ez a lépés az információvédelem terén újabb mérföldkőként szolgál.
Számos országban és iparágban szigorú jogszabályok határozzák meg az érzékeny információk kezelésének módját és azok megsemmisítését. Az iratmegsemmisítés segíti a vállalatokat abban, hogy megfeleljenek ezeknek a jogszabályoknak, elkerülve ezzel a potenciális büntetéseket és jogi problémákat.
Az elavult vagy felesleges dokumentumok tárolása növelheti az üzleti titoktartás kockázatát. Az iratmegsemmisítés segít biztosítani, hogy csak a szükséges és aktuális információkat őrizzék meg, minimalizálva a potenciális kiszivárgások vagy üzleti titkok elvesztésének kockázatát.
ÍRJON NEKÜNK!
