Az iratok fizikai formájukban sebezhetőek lehetnek a lopásra vagy az érzékeny adatokkal töréntő visszaélésekre. Emellett a papíralapú iratok könnyen elveszhetnek vagy elkeveredhetnek, ami szintén veszélyeztetheti az értékes információkat.
Sok országban vannak jogi előírások és szabályozások az iratok tárolására és megőrzésére vonatkozóan. Ha a vállalat nem felel meg ezeknek az előírásoknak, büntetéseket vagy jogi problémákat vonhat maga után.
Általában három megoldás közül szoktak választani a vállalkozások:
- A dokumentumokat beszkennelik és digitálisan tárolják
- Egy külső dokumentum tárolási szolgáltatást vesznek igénybe
- Nyomtatott formában, házon belül tárolják az iratokat
Azonban ezek közül nem feltétlenül szükséges választani, hiszen a legjobb megoldást pontosan ezek ötvözése eredményezi.
Digitálisan tárolni a dokumentumokat sokkal könnyebbé teszi a keresett információk megtalálását, ráadásul helytakarékos is. Ám minden egyes dokumentum beszkennelése igen költséges lehet és az emberi tényező miatt potenciális információbiztonsági problémákhoz vezethet.
Ezzel szemben a külső dokumentumtárolás esetében a profi külsős szakembereknek köszönhetően minimalizálódik az esélye a lopásnak és az adatvesztésnek, ez pedig rengeteg felesleges költségtől óvhatja meg a vállalatot.
A szkennelés előnyei
A dokumentumok szkennelésének számos előnye van, amelyek javítják az irodai hatékonyságot és a vállalatok működését. A szkennelt dokumentumokat digitális formátumban lehet tárolni, így jelentősen csökkenthető a papíralapú iratok tárolásához szükséges helyigény. Ezáltal csökkenhetnek az irodabérleti költségek és az irodahelyiség bővítésének költségei.
A digitális dokumentumokat könnyen lehet kategorizálni, ami gyorsabb és pontosabb hozzáférést tesz lehetővé. Keresési szempontok alapján könnyen megtalálhatók, így időt és erőforrásokat takaríthatnak meg a munkatársak.
A digitális dokumentumokat könnyebb védeni és biztonságban tartani, mint a papíralapúakat. Szigorú hozzáférési ellenőrzéseket és titkosítást lehet alkalmazni, hogy megakadályozzák az illetéktelen hozzáférést.
Ezeken kívül a digitális dokumentumok könnyen archiválhatók és hosszú távú megőrzésre alkalmasak. A papíralapú iratok gyakran elhalványulnak vagy megsérülnek az idő múlásával.
Az is a dokumentumok szkennelése mellett szól, hogy a digitális dokumentumok könnyen megoszthatók, így a munkatársak hatékonyan együttműködhetnek másokkal az interneten vagy a vállalati hálózaton keresztül. Ez növeli az együttműködést és a kommunikációt a munkatársak között.
További előnyök közé sorolható, hogy az iratok szkennelése segíthet csökkenteni a papíralapú iratok nyomtatását, ami pozitív hatással lehet a környezetre, mivel kevesebb fát kell kivágni és kevesebb hulladék keletkezik.
Az iratok szkennelése tehát jelentős előnyöket kínál a vállalatoknak, különösen azáltal, hogy javítja az információkezelés hatékonyságát, csökkenti a költségeket, valamint növeli a biztonságot és a rugalmasságot.
ÍRJON NEKÜNK!
