Megengedhetjük magunknak a vállalati dokumentumok kiszervezését?

Megengedhetjük magunknak a vállalati dokumentumok kiszervezését?

A vállalati dokumentumok tárolása a legtöbb cégen belül mindennapos problémát jelent, amit nem könnyű hatékonyan megoldani. A tárolás kiszervezése járható út lehet, ez elsőre sokak számára luxus kiadásnak tűnhet. Most hozunk néhány indokot arra, hogy ez miért nincs így.

1. Felszabaduló hely az irodában

Az első indok, ami a kiszervezés mellett szól, az a nagy mennyiségű felszabaduló tér. A papírhalmok eltüntetésével ugyanis extra hely szabadul fel a munkatérben, ami jó hatással van a termelékenységre és a hatékonyságra.

Az iratokat többnyire irattároló szekrényekben, illetve fiókokban szokás tárolni. Egy idő után azonban olyan mennyiségű papír halmozódik fel, hogy a tárolás külön helyiséget vesz igénybe.

2. Költségcsökkentés

Minél nagyobb részét foglalják el a papírhalmok a felhasználható irodai térnek, annál több pénzt éget el a tárolásuk. Az irodának és annak helyiségeinek van egy bérleti költsége, amivel minden hónapban számolni kell.

Éppen ezért meg kell becsülni azt a helyet, ami a munkavégzéshez rendelkezésre áll és törekedni kell annak a lehető legjövedelmezőbb kihasználására.

Ha az irattároló szekrények már akár több íróasztal helyét is elfoglalják, ahol más esetben plusz munkaerő is ülhetne és dolgozhatna, akkor érdemes elgondolkodni a dokumentumtárolás kihelyezésén.

3. Növekvő hatékonyság a munkavégzésben

A tér csökkenésével kéz a kézben jár a produktivitás csökkenése is. A sok papír között nehéz megtalálni, amit keresünk, illetve nehezebb rendet tartani. Folyamatos a kutatás, keresgélés, ami időt és energiát emészt fel. Körülményesebb a munka.

Ezen felül adatbiztonsági kockázattal is jár a belső adattárolás, hiszen érzékeny információk tűnhetnek el, vagy szivároghatnak ki. Egy bizalmas információ kiszivárgása pénzügyi és presztízs szempontból is költséges veszélyforrás és súlyos következményekkel járhat.

Ezek megelőzése érdekében célszerű igénybe venni egy erre szakosodott, professzionális cég szolgáltatásait.

Mi a Rhenusnál is ezzel foglalkozunk. Az iratok tárolását a törvényi szabályokat betartva, a saját állomáshelyünkön oldjuk meg. Az iratok vonalkódokkal ellátott dobozokba kerülnek, ami a visszakereshetőség miatt is előnyös. Sőt, ezen felül a saját rendszerünkkel lehetővé válik az online tárolás és használat is.

Ezzel nem csak a biztonságot, hanem a kényelmet is meg akartuk teremteni, így akár egy íróasztalnál ülve megtehetik ügyfeleink, hogy előhívassák a szükséges iratokat hosszú órák keresgélése nélkül.

 

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irodai élet gördülékenyebbé tételében, kattintson ide és vegye fel velünk a kapcsolatot az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

 

ÍRJON NEKÜNK!