Miért érdemes rendszerezni a céges dokumentumokat?

Miért érdemes rendszerezni a céges dokumentumokat?

A legtöbb cégnél nincs kidolgozva stratégia vagy szabályzat a felhalmozott dokumentumok rendszerezésére vonatkozóan. Ennek számtalan negatív hatása van - még akkor is, ha ennek nyomai kezdetben alig láthatóak.

A legtöbb helyen az a szokás, hogy külön szekrényeket jelölnek ki irattárolásra: ezekben helyezik el az összegyűlt papírokat. Ha a szekrény megtelik, akkor újabb szekrényt keresnek - idővel pedig akár külön helyiséget is elfoglalhatnak az iratok.

A befogadóképesség azonban véges, hiszen az irodai határai is adottak. Ez egy ördögi kör, hiszen ha újabb és újabb szekrények és helyiségek esnek áldozatául a papír rengetegnek, idővel kifogyunk a helyből. Ez pedig így vagy úgy, de plusz költségekkel jár - nem fogjuk tudni bővíteni új munkaállomásokkal az irodát, sőt, előfordulhat az is, hogy egyes munkaállomásokat kell felszámolnunk.

Ha olyan szinten felhalmozódik a papír, hogy már külön helyiségeket foglal, az éves szinten milliós kiadást is jelenthet egy cégnek - egy nagyobb irodába költözés vagy a munkaállomások potenciális számának csökkenése komoly terheket róhat a költségvetésre.

A tárolt dokumentumok nagy részére ráadásul nincs is szükség. Indokolatlanul foglalják a helyet, ráadásul az új szekrények és helyiségek is viszik a pénzt - de nem kínálnak hosszú távú megoldást.

Mi lehet a megoldás a rend fenntartásához?

A kiutat egyértelműen a dokumentumtárolás kiszervezése jelentheti. Egy erre specializálódott cég  - mint a Rhenus -, megfelelő kapacitással rendelkeznek a tároláshoz.

Az iratok olyan raktárba kerülnek, ahol erre specializálódott szakemberek végzik a rendszerezést - ráadásul mindezt a törvényi előírásoknak megfelelően, illetve az adatvédelmi szempontokat maximálisan szem előtt tartva végzik.

Ha sok a papír, az káoszhoz vezet!

Nem csak a helyet foglalja, hanem az ellenőrizhetőségre is negatív hatással van. Ez vezet ahhoz, hogy a munkavállalók nem találják a szükséges papírokat és a cégen belüli munkafolyamatok is egyre átláthatatlanabbá válnak.

Viszont egy rendezett irodában minden egyszerűbb: a kiszervezett tárolás jó hatással van a munka hatékonyságára is. Ha a cég dokumentumtárolását a rendezettség és a letisztultság jellemzi, akkor a munkafolyamatok is gördülékenyebbé válnak

 

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irodai élet gördülékenyebbé tételében, kattintson ide és vegye fel velünk a kapcsolatot az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

 

ÍRJON NEKÜNK!