Miért jó az elektronikus archiválás?

Néha ezt a törvények írják elő, máskor a vállalatnak van szüksége a bennük rejlő információkra, de akkor is: ezen dokumentumok megfelelő tárolása és rendszerezése fontos feladatot jelent.

Érzékeny adatok archiválása

A bizalmas céges dokumentumok sokszor tele vannak érzékeny információkkal, személyes adatokkal, üzleti titkokkal - csupa olyan dologgal, ami nem lenne jó, ha illetéktelenek kezébe kerülne.

Épp ezért nem célszerű ezeket a papírokat egyszerű szekrényekben tárolni, ahol szinte bárki hozzájuk férhet. Más megoldást kell találni.

A fejlődő digitális eszközök segítségével a papírhalmok könnyedén megszüntethetőek és több eszköz áll rendelkezésre a hozzáférések korlátozására is. A digitális archiválás (digitális megőrzés) során az egész adathalmaz rendezettebbé, átláthatóbbá válik, így elektronikus módon sokkal könnyebb velük a munka.

Ez egy kiemelkedően rugalmas, felhasználóbarát megoldás, ami jelentősen megkönnyíti a mindennapi munkafolyamatokat. Végső soron pedig pénz és energia spórolható meg ezzel a módszerrel a cég számára.

Ezen felül beállítható még, hogy ki férhet hozzá az adott dokumentumokhoz és készíthetünk biztonsági mentést is. Így pedig lehetővé válik a home office lehetősége is.

Archiválás a Rhenus segítségével

Az archiválás egy hosszú, sok időt és energiát igénylő folyamat. Célszerű lehet egy külső cégnek kiszervezni, hiszen ezt így nem kell a dolgozók idejét és energiáját erre pazarolni - csinálják inkább azt, ami a dolguk.

Egy külsős cég ugyanis át tudja venni a dokumentumok tárolását és - a megbeszélteknek megfelelően - rendszerezi is azokat. Ezáltal nagyban megkönnyítve a cégek mindennapjait.

Ez nyomtatott és digitális formában is igaz: a papírhalmok megszüntetése rengeteg helyet szabadít fel a munkatéren belül; a gépeken tárolt adatok pedig ugyanúgy összekuszálódhatnak és fennáll az adatvesztés veszélye is. Épp ezért az archiválás az elektronikus eszközökön is szükséges lépés kell legyen.

Ez a legjobb mód arra, hogy megőrizzük és biztos helyen tudjuk az adatainkat.

Nálunk a Rhenusnál az adatok elektronikus archiválása csak a folyamat első lépése. Ezt követően ugyanis egy olyan rendszert alakítunk ki az ügyfél igényeire szabva, amely könnyedén átlátható és a mindennapok során is jól használható.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irodai élet gördülékenyebbé tételében, kattintson ide és vegye fel velünk a kapcsolatot az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!