Milyen iratokat semmisítsünk meg?

Már évtizedek óta problémát jelent az irodákban a rengeteg felgyülemlett papír. Mostanra viszont a technológia eljutott arra a szintre, hogy a megfelelő minőségben és hatékonysággal lehessen digitalizálni az iratokat és használni azokat a mindennapok során. És ami a legfontosabb: mindez már a költségek terén sem minősül luxus intézkedésnek. Sőt, hosszú távon sokkal inkább megéri digitalizálni, mint ha ezt nem tennénk meg.

Egyre több cég választja a digitalizációt. Ez azzal is jár, hogy a meglévő irataikat pedig meg is semmisítik - nem véletlenül. Ezeken ugyanis olyan információk lehetnek, amelyek érzékeny adatokat tartalmazhatnak a céggel, vagy annak munkavállalóival kapcsolatban. Ezek nem kerülhetnek illetéktelen kezekbe.

Milyenek azok a bizalmas információk?

A bizalmas, személyes információkkal foglalkozni kell. Az első lépés azonban ezek beazonosítása, ami sokszor nem is olyan egyszerű, mint ahogy azt elsőre gondolnánk. Legtöbbször a vállalati-, pénzügyi- és személyes információkat kell biztonságba helyeznünk.

A vállalat szempontjából például káros lenne, ha bizonyos adatok a versenytársakhoz, vagy egyszerűen csak nyilvánosságra kerülnének. Üzleti titkok, akvizíciós tervek, pénzügyi adatok, szállítókkal-, vagy ügyfelekkel kapcsolatos információk, vezetői levelezések… A sor hosszasan folytatható. De ugyanez igaz a pénzügyek terén is, ahol a számlázási és a banki adatokra kell vigyázni; a munkavállalók személyes adatairól pedig még nem is beszéltünk.

Amikor tehát azt próbáljuk meghatározni, hogy miket lenne érdemes mindenképp eltüntetni, a fentiek jó kiinduló alapot jelenthetnek. Ezen felül viszont lehetnek más, egyéb iratok is, melyeket  szintén törölni kell. Cége válogatja, hogy ezek milyen jellegű dokumentumok lehetnek.

Ajánlott ezzel kapcsolatban irányelveket kialakítani cégen belül. Segít, ha előre meghatározzuk, hogy bizonyos dokumentumokat milyen hosszan és milyen formában őrzünk meg. Az is járható út viszont, ha megsemmisítünk minden olyan dokumentumot és adathordozót, amire már nincs szükség. Ez jelentősen megkönnyíti az életünket hosszú távon.

Mi a teendő?

A növekvő irodai papírhalmokat látva egyre több cég tesz lépéseket. Sokan házon belül kezdenek nagy iratmegsemmisítésbe, mások professzionális cég segítségét kérik ebben. Bárhogy is járunk el, határozzuk meg azokat a célokat, amiket a szervezeti digitalizációval el szeretnénk érni. Tervezzük meg a papírmentes irodát. Határozzuk meg, mely dokumentumokat kell digitalizálni - amikre pedig nincs szükség, semmisítsük meg.

A fellelhető dokumentumokat rendszerezzük és kategorizáljuk. Különítsük el a bizalmas dokumentumokat, amikhez akárki nem férhet hozzá. A folyamat fontos része még a munkavállalók edukálása. Tájékoztatni kell őket a digitalizálásról, illetve annak lépéseiről, hatásairól.

A Rhenus segítséget nyújt minden lépésben. Szervezeti digitalizálásra specializálódtunk, tapasztalatunkkal pedig nagyban meg tudjuk könnyíteni egy vállalkozás életét.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irodai élet gördülékenyebbé tételében, kattintson ide és vegye fel velünk a kapcsolatot az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!