1. A külső irattározás időt és pénzt spórol meg a cég számára
Ha az iratokat és dokumentumokat a telephelyen kívül tároljuk, akkor nem kell saját kezűleg megkeresnünk a szükséges dokumentumokat. Ilyenkor a szolgáltató cég szakemberei kezelnek mindent.
Ekkor az iratok végeláthatatlan keresését és kezelését a produktív munka váltja fel, ami mindig jövedelmezőbb lesz idő és pénz szempontjából is az előbbinél. Amennyiben szükségünk van egy dokumentumra, akkor a partnercégnél már intézkednek is és akár 2 órán belül a kezünkbe is foghatjuk az iratot.
A számtalan papíralapú dokumentummal járó fejfájás megszüntetésével párhuzamosan elkerülhetetlen, hogy a cég hatékonysága és termelékenysége is megnövekedjen.
2. A külső irattározás helyet takarít meg
Elgondolkodott már azon, hogy vajon a rengeteg fizikai dokumentum mennyi helyet is foglal az irodában? Elhiheti, hogy jóval többet, mint elsőre gondolná!
Egyszerűen fogalmazva: az irodai irattárolás (különösen a szervezetlen irattárolás) rengeteg helyet emészt fel és gyakran valódi káosszá változtatja a munkahelyet.
Gondoljon csak arra, hogy mennyi extra helyet szabadíthatna fel akkor, ha a nyilvántartásait és fizikai dokumentumait kihelyezné egy külső helyszínre, méghozzá rendszerezetten és profi szakemberek által kezelve. Így átláthatóbbá és jobban kihasználhatóvá tenné az irodai környezetet.
3. A külső irattározás biztonságosabbá teszi a cégét
Biztonsági irattárban tárolt irat teljesen védve van a tűz- és vízkártól, vagy éppen a lopás és kiszivárogtatás veszélyeitől.
A számtalan nyilvántartás, amelyet a legtöbb vállalat helyben tárol, rendkívül egyszerűvé teszi az adatlopást - és ezt a legtöbb cégnél szinte észre sem veszik. Ha túl sok alkalmazott fér hozzá az információkhoz, akkor mindig benne lesz a levegőben a kockázat. Külső irattározás esetén meghatározható, hogy ki férhessen hozzá az érzékeny információkat tartalmazó dokumentumokhoz.
Információbiztonsági szempontból a legjobb dolog amit tehet, hogy limitálja a legfontosabb dokumentumok hozzáférhetőségét és hogy a fizikai dokumentumait egy külső helyszínen tárolja.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irattározásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!