Pénzben sem mindegy, hogyan tároljuk dokumentumainkat

A nyomtatott dokumentumok megfelelő tárolási módját megtalálni nem könnyű - több lehetséges megoldás is van.

• A dokumentumokat érdemes beszkennelni és digitálisan tárolni.
• Egy szolgáltató segítségével egy külső raktárban is el lehet helyezni a fontosabb papírokat.
• Nyomtatott formában, házon belül is lehetséges a tárolás.

Utóbbi opció a legkevésbé ajánlott. Talán úgy a legcélszerűbb megfogalmazni: nagyon kevés olyan dokumentum van, amit nyomtatott formában érdemes az irodában tárolni. Ha bizalmas információkat tartalmazó dokumentumról van szó, vagy a mindennapok során gyakran használt információk vannak bennük, akkor mindenképp szerencsésebb a digitális tárolás és használat. A nyomtatott forma csak ritkán, speciális esetekben indokolt.

Általánosságban viszont elmondható: nincs bevált, mindenkinél ugyanúgy működő recept. Minden cég más, így az igények is változnak. Viszont az a jellemző, hogy a fenti három módszer valamilyen arányú ötvözése jelentheti a leghatékonyabb megoldást.

Az elektronikus és a külsős tárolás előnyei

A legpraktikusabb és korszerűbb egyértelműen a digitalizálás. Ehhez be kell szkennelni az iratokat és egy központi merevlemezen tárolni őket. Így mindenki gyorsan hozzájuk férhet (de csak aki jogosult rá), könnyen rendszerezhetőek és akár többen is dolgozhatnak velük egyszerre.

És akkor még meg sem említettük, mennyivel könnyebbé válik a benti élet azáltal, hogy eltűnnek a papírok és rengeteg hely szabadul fel az asztalokon, szekrényekben.

Itt azonban meg kell említeni még egy dolgot: hosszú távon nem éri meg minden dokumentumot beszkennelni. Csak a fontosabbakat célszerű megtartani, a szükségteleneket pedig idővel meg kell semmisíteni.

Ezen a ponton említést kell tennünk az adatbiztonsági szempontokról: egy megfelelően kiépített digitális rendszer kielégítő védelmet nyújt az érzékeny adatok kapcsán. Az is előny ilyen szempontból, ha egy külsős (biztosított) helyszínen tároljuk őket. Házon belül viszont - ahol bárki hozzáférhet bármihez - nem célszerű mindent egy helyre gyűjteni. Ez fokozott lopásveszélyt, valamint adatvesztési kockázatot jelent.

A külsős adattároláshoz célszerű egy professzionális, tapasztalt szolgáltatót találni - mint a Rhenus. Ilyen esetben ugyanis a dokumentumok jó kezekben lesznek és csak az férhet hozzá, akinek ténylegesen jogosultsága van.

És mindez pénzben miért számíthat egy cég számára? Az adatbiztonsági kockázatok minimalizálásán túl a munka nagyságrendekkel hatékonyabb lehet. Rengeteg hely szabadul fel, a munkavállalóknak nem kell minden papírhalmot áttúrni a feladataik elvégzéséhez. Így gyorsabb lesz a munka, a kollégák idejénél pedig nem sok drágább erőforrás van a vállalat számára.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irodai élet gördülékenyebbé tételében, kattintson ide és vegye fel velünk a kapcsolatot az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!