Szervezeti digitalizáció - A papírmentes irodához vezető út

Még ma is számtalan vállalkozásnál papírhalmok sokasága található az íróasztalokon, polcokon, de természetesen már hazánkban is érzékelhető az innovációra való nyitottság a cégek részéről. Nem véletlen, hiszen a szervezeti digitalizációnak és a papírmentes iroda stratégiájának nem csak hosszú távon, hanem már rövid távon is megannyi előnye van.

Milyen előnyei vannak egy papírmentes irodának?

A papírhasználattal és a tárolással járó költségek teszik ki a cégek kiadásainak egyik legnagyobb százalékát, nem is beszélve a nyomtató és a tintapatron mindennapos használatáról.

Az alkalmazottak rengeteg időt töltenek el naponta a különböző dokumentumok keresgélésével és a nyomtatással, emellett ott van még az irattározás, a rendszerezés feladata is. Összeadva tehát, akár hosszú órákba is kerülhetnek ezen típusú tevékenységek, miközben a szervezeti digitalizáció megvalósításával ez az elpazarolt idő teljes mértékben megspórolható.

A vezetők és az alkalmazottak együttes elhatározásával, némi erőfeszítéssel és szemléletváltással, bármely vállalkozás ténylegesen papírmentessé válhat a szervezeti digitalizáció által. Ez pedig nem csak időmegtakarítást, de jelentős költségmegtakarítást is jelent a cégek számára. 

Ha pedig mindez nem lenne elég..

Az irodában található papírmennyiség csökkentésével természetesen az idő- és költségmegtakarítás mellett, rengeteg hely is megspórolható.

A szervezeti digitalizációval az iratok eltűnnek az asztalokról, a polcokról, az irattárolókból, ami nem jelent mást, minthogy a felszabaduló helyet egyéb célokra is felhasználhatja a vállalkozás.

A példa kedvéért, létrehozhatunk akár új munkaállomásokat is, de az is lehet, hogy a szervezeti digitalizációval egész helységek szabadulnak fel, így sokkal jobban kihasználhatjuk a rendelkezésünkre álló területet.

Mindemellett az adott vállalat munkafolyamatainak hatékonyságnövelése az egyik, ha nem a legfontosabb előnye a szervezeti digitalizációnak. Ugyanis sokkal gyorsabbá, egyszerűbbé és kényelmesebbé, ezáltal hatékonyabbá tehetjük az alkalmazottak munkáját.

A szervezeti digitalizáció megvalósításával az adatok könnyen elérhetővé, szerkeszthetővé és megoszthatóvá válnak a dolgozók számára, ugyanakkor a vezetők által korlátozhatóak is az egyes bizalmas adatokhoz való hozzáférés.

A szervezeti digitalizációnak köszönhetően tehát jelentősen megkönnyíthetjük a munkavállalók dolgát, aminek eredményeképpen nem csak hatékonyabban dolgozó, de elégedettebb és elkötelezettebb alkalmazottakat is kaphatunk.

Lépések a papírmentes iroda felé

1. Mindenekelőtt határozzuk meg a konkrét céljainkat, amelyeket a szervezeti digitalizáció által el szeretnénk érni.

2. Tervezzük meg a papírmentes irodánkat. Elsősorban határozzuk meg, hogy mely dokumentumok kerüljenek digitalizálásra, illetve szelektáljuk és semmisítsük meg azokat, amelyekre már egyáltalán nincs szüksége a vállalkozásnak.

3. Rendszerezzük és kategorizáljuk be a különböző dokumentumokat. Különítsük el azokat az adatokat, melyekhez bárki hozzáférhet a cégen belül, azoktól a bizalmas dokumentumoktól, amelyek elérhetőségét korlátozni szeretnénk.

4. Fontos, hogy részletesen tájékoztassuk az alkalmazottakat a szervezeti digitalizációról, illetve az azzal járó jövőbeni változásokról. Ugyanis, ha megfelelően tájékoztatva és edukálva vannak a munkavállalók, akkor a szervezeti digitalizáció folyamatának elkötelezett részeseivé válnak, így sokkal könnyebben és aggodalomtól mentesen fog végbemenni az átalakulás.

5. Vezessünk be egy dokumentumkezelő programot a digitális iratok könnyű, gyors és szervezett kezelése céljából, illetve digitalizáljuk a papírokat. Ehhez pedig a Rhenus megfelelő segítséget tud nyújtani, hiszen egy  szervezeti digitalizálásra specializálódott külső szolgáltató nagyban megkönnyítheti a vállalkozás dolgát.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentumok digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!