-
A dokumentumokat beszkennelik és digitálisan tárolják
-
Egy külső dokumentum tárolási szolgáltatást vesznek igénybe
-
Nyomtatott formában, házon belül tárolják az iratokat
De miért is kellene választani ezek között az opciók között, amikor a legköltséghatékonyabb megoldást pontosan ezek ötvözése eredményezi?
A digitális dokumentum tárolás egyrészt megkönnyíti a keresett információk megtalálását, másrészt helytakarékos is. Azonban hosszú távon minden egyes dokumentum beszkennelése igen költségessé válhat és az emberi tényező miatt potenciális információbiztonsági problémákhoz is vezethet.
Ezt ellensúlyozza a külső dokumentum tárolás - a profi külsős szakembereknek köszönhetően a lopás és az adatvesztés lehetősége minimalizálódik és ez rengeteg fölösleges költségtől óvhatja meg a vállalatot.
A szkennelés előnyei
A szkennelés abban a pillanatban válik valódi költségcsökkentő eszközzé, amikor csak a leggyakrabban használt iratokat kezdjük el digitalizálni. Ilyenek például az űrlapok, a feladat leírások és az emlékeztetők. Mindezek esetében fontos, hogy könnyen és gyorsan hozzáférhetők legyenek, méghozzá sokak számára.
A digitális tárolás gyorsítja a munkát, hiszen a munkatársaknak nem kell többé minden papírhalmot áttúrniuk a mindennapi feladataik elvégzéséhez. A kollégák idejénél pedig nem igazán van drágább erőforrás egy vállalat életében.
Arról pedig még nem is beszéltünk, hogy milyen sok hely felszabadítható az irodában az iratok digitalizálásával. Eltűnnek az asztalokról a papírhalmok, felszabadulnak a szekrények és a fiókok, új íróasztalok férnek el a korábbi irattárolók helyén.
A külső dokumentum tárolás előnyei
A be nem szkennelt dokumentumokat célszerű “hagyományosan” tárolni, azaz nyomtatott formában és lehetőleg egy külső dokumentumtároló szolgáltatást igénybe véve.
És hogy miért éppen külső dokumentum tárolás? A számtalan nyilvántartás, amelyet a legtöbb vállalat helyben tárol, rendkívül egyszerűvé teszi az adatlopást - és ezt céges szinten általában észre sem veszik. Ha túl sok alkalmazott fér hozzá az információkhoz, akkor mindig benne lesz a levegőben a kockázat. Külső irattározás esetén meghatározható, hogy ki férhessen hozzá az érzékeny információkat tartalmazó dokumentumokhoz.
Információbiztonsági szempontból a legjobb dolog amit tehet, hogy limitálja a legfontosabb dokumentumok hozzáférhetőségét és hogy a fizikai dokumentumait egy külső helyszínen tárolja. Így elkerülheti az adatvesztésből származó súlyos költségeket és presztízs vesztést is.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irattározásban vagy digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!