Ezektől érdemes megszabadulni. De mielőtt ebbe belevágunk, fel kell tenni néhány kérdést. Mikre van szükségünk? Miktől kell megválni? A megtartandó dokumentumokat milyen elvek szerint rendszerezzük? Kiindulásképp mindenképp először a válogatás elveit érdemes átgondolni. Ez a kulcs ahhoz, hogy a folyamat végeztével valóban hatékony legyen majd a munka. Ha ez megvan, akkor kezdhetjük el a gyakorlatban is rendszerezni a dokumentumokat.
Digitálisan minden könnyebb
Az eddig leírtak egy papír alapú adatbázis esetén is alkalmazhatóak - de egy ilyenben sokkal nehezebb hosszú távon is rendet tartani. A legpraktikusabb megoldás kétségtelenül az, ha a vállalati dokumentumokat digitalizáljuk. Így sokkal könnyebb őket rendszerezni és tárolni is, valamint a napi munka is jóval gyorsabbá, sokoldalúbbá válik.
Az a sok papírhalmaz így egy digitális tárhelyre kerül - felszabadítva rengeteg helyet az irodában. A drive-ban pedig könnyedén áthelyezhetőek, átnevezhetőek lesznek a doksik. Miután kialakult a megfelelő rendszer, a munka is gördülékenyebbé válik. A sorrend és az elnevezés ugyanis onnantól már nem változik: minden ott marad, ahová tettük. Gyorsan meg lehet találni bármit, amit keresünk.
Ez eleve nagyot lendít a folyamatokon, viszont vannak egyéb előnyök is. Például egyszerre többen is tudnak dolgozni ugyanazzal a dokumentummal - ráadásul a megfelelő jelszavak birtokában szinte bárhonnan hozzáférhetőek az internet segítségével.
Így a papírhalmok is eltűnhetnek az íróasztalokról, helyette sok hely szabadul fel - ez pedig szabadságérzetet ad. Nagyobb lesz a rend és még a gondolataink is rendezettebbé válnak így.
Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az irodai élet gördülékenyebbé tételében, kattintson ide és vegye fel velünk a kapcsolatot az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!