Út a költséghatékony iratmegsemmisítéshez

Ügyféladatok, szigorúan titkos üzleti információk, személyes adatok… A bizalmas információk védelme kulcsfontosságú, hiszen nem lenne jó, ha ezek illetéketelen kezekbe kerülnének. Egyfelől a jogszabályok is előírják ezek megfelelő védelmét, másfelől pedig a cég számára is jelentős negatív következményei lehetnek egy esetleges adatszivárgásnak.

A megoldás az iratmegsemmisítés

Nem célszerű éveken át szekrényekben tárolni ezeket a fontos iratokat, hiszen így nehéz garantálni azt, hogy nem kerülnek illetéktelen kezekbe. A legjobb módszer, ha elévülést követően mihamarabb megsemmisítjük ezeket a papírokat - így csökkentve a kockázatot és jelentős helyet szabadítva fel az irodában.

Az iratmegsemmisítés egy nehezen elkerülhető lépés. Sokszor próbálják húzni az időt és halogatják a dolgot, de rendszerint csak idő kérdése, hogy egyszer megszabaduljanak a feleslegessé vált iratoktól. Épp ezért nem az a kérdés, hogy lesz-e iratmegsemmisítés, hanem hogy mikor és hogyan fog az megtörténni.

Ez történhet cégen belül, vagy a feladatot ki is lehet szervezni egy külsős cégnek. Nem mindegy, melyiket választjuk.

A költség, amivel kevesen számolnak

Ezeket a problémákat rendszerint házon belül szokták megoldani - főleg pénzmegtakarítási okokból. Viszont ha belegondolunk, ez a munka egyáltalán nem lesz “ingyen” elvégezve. Ugyanúgy pénzbe kerül a megsemmisítés, csak így olyan emberek fogják elvégezni, akiknek amúgy más dolguk lenne. És amíg ezzel foglalkoznak, az eredeti munkájukkal (amiért a fizetésüket kapják) nem fognak tudni haladni.

A beosztottak tehát emiatt kieshetnek a mindennapi munkafolyamatokból egy ilyen projekt erejéig, de nem csak emiatt nem praktikus ezt házon belül megoldani. A már fent említett adatbiztonság miatt is elkerülendő az, hogy a munkavállalók maguk foglalkozzanak ezekkel az érzékeny dokumentumokkal, valamint ezek megsemmisítése sem egy magától értetődően egyszerű feladat.

Gondoljunk csak bele: nagy mennyiségű papír szakszerű megsemmisítéséhez (hogy utólag valóban ne lehessen összerakni őket) professzionális aprítógépekre van szükség. Ezek beszerzése és karbantartása költséges dolog, a gépeket pedig relatíve ritkán használják.

Egyáltalán nem biztos, hogy megéri őket házon belül fenntartani.

Épp ezért célszerű elgondolkodni egy külsős partner alkalmazásán. Egy olyan cég, mint a Rhenus rendelkezik minden szükséges eszközzel és erőforrással ahhoz, hogy a felmerülő problémákat gyorsan és egyszerűen megoldja. Így nem kell gépekre költeni és mindenki koncentrálhat a saját munkájára. Nem kell erre figyelmet és erőforrást áldozni.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentumok kezelésében, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!