4 érv a külső iratmegsemmisítés mellett - Rhenus Office Systems Hungary Kft.

4 érv a külső iratmegsemmisítés mellett

Akár azt is gondolhatnánk, hogy a digitalizálódó vállalati közegben egyre kevesebb papírt használnak fel az egyes cégek és az iratmentes iroda gondolata elérhető közelségbe kerül. A papírfelhasználás még mindig jelentős és az iratmegsemmisítés kérdése égetőbb, mint valaha - oldjuk meg cégen belül a dolgot, vagy pedig tegyük le a voksunkat a külső iratmegsemmisítés mellett?

Mi a Rhenusnál inkább a külső iratmegsemmisítés mellett állunk, hiszen a tapasztalat azt mutatja, hogy hosszútávon komoly összegek takaríthatók meg így a vállalat számára, a munkatársak válláról nagy terhet vehetünk le, illetve az információbiztonsági bakik is elkerülhetők.

Ebben a cikkben összegyűjtöttünk 4 érvet a külső iratmegsemmisítés mellett:

1. A külső iratmegsemmisítés biztonságosabb

Az iratmegsemmisítés célja, hogy a papírlapokat és dokumentumokat konfetti-szerű darabokra vágjuk, amelyeket lehetetlen később összerakni és a rajtuk lévő információt azonosítani.

A papíron tárolt bizalmas és személyes információkkal foglalkozni kell, hiszen komoly problémát okozhatnak, ha rossz kezekbe kerülnek. A házon belüli iratmegsemmisítés esetében pedig benne van a pakliban, hogy az információ kiszivárogjon, hiszen a legtöbb esetben a folyamat nem megfelelően megy vége.

A megfelelő belső iratmegsemmisítési folyamat a következő elemekből áll:

  • Meg kell határoznunk vállalati szinten, hogy mely iratok és dokumentumok kerüljenek megsemmisítésre és mikor - a legjobb az, ha minden olyan iratot megsemmisítünk, amely bizalmas információkat tartalmazhat.

  • Minden bizalmas információkat tartalmazó dokumentumot semmisítsünk meg a használatuk vagy a digitalizálásuk után.

  • Az iratmegsemmisítés ipari aprítógéppel kell, hogy történjen, hiszen csak így biztosítható, hogy a leaprított papírdarabok ne legyenek összeilleszthetők és így újrafelhasználhatók.

A mindennapi feladatok közepette a munkatársak hajlamosak hibázni, mulasztani - egy-egy dokumentum nem kerül időben megsemmisítésre, vagy egyszerűen elkeveredik más dokumentumok közé, esetleg kukában landol, ahonnan bárki arra járó kiveheti, stb.

A munkatársak így potenciális veszélyforrást jelentenek a céges adatbiztonságra.

A külső iratmegsemmisítés során ez a probléma nem merülhet fel, hiszen ebben az esetben profi szakemberek gyűjtik össze rendszeresen a leselejtezett iratanyagokat és aprítják le a dokumentumokat a legjobb ipari aprítógépekkel, a megfelelő szabványok szerint.

2. A külső iratmegsemmisítés rengeteg időt szabadít fel a munkatársaknak

Ha cégen belül akarjuk az iratokat megsemmisíteni, akkor a munkatársak vállaira komoly terheket helyezünk.

Egyrészt ki kell neveznünk egy felelőst, aki felel az iratok szakszerű megsemmisítéséért. Ez a poszt akár naponta órákat is felemészthet a kolléga idejéből, amit egyébként más teendőkre is fordíthatna. Másrészt pedig bármely munkatárs, akin keresztül iratok futnak keresztül, érintett a folyamatban.

A tevékenység kiszervezése esetén a munkatársaknak többet nem kell az iratmegsemmisítés nyűgjeivel foglalkozniuk.

A szolgáltató dolgozói időről-időre bejönnek az irodába, összegyűjtik a vállalati dokumentumokat gyűjtő iratmegsemmisítő konténereket és elszállítják a biztonságos megsemmisítő üzembe. Ezután azonnal megkezdődik az iratmegsemmisítés és az így keletkezett papírbálák a papírgyárakba kerülnek újrahasznosításra.

3. A külső iratmegsemmisítés 100%-ban megfelel a törvényi előírásoknak

Az iratmegsemmisítésnek is megvannak a maga (egyre szigorodó) törvényi előírásai, amelyek be nem tartásának súlyos következményei lehetnek. Sok cégnél azért vágnak egyáltalán bele a házon belüli iratmegsemmisítésbe, mert nem ismerik a törvényi kereteit a folyamatnak és emiatt úgy gondolják, hogy hatékonyan és gyorsan szabadulhatnak meg a sok dokumentumtól.

Ezzel szemben a szolgáltatás kiszervezése esetén a törvényi előírásoknak 100%-ban meg fog felelni a cég és az iratmegsemmisítés folyamata is hibátlan lesz.

4. A külső iratmegsemmisítés költséghatékony

A belső iratmegsemmisítésnek megvannak a maga költségei. Első körben ott van egy jó minőségű ipari iratmegsemmisítő költsége. Ez folyamatos kiadásokat jelent a cég számára, hiszen az eszközt karban kell tartani és hosszabb távon egyes elemeit is ki kell cserélni.

Ezen felül számolni kell azzal is, hogy a munkatársak a saját munkaidejüket fordítják az iratok megsemmisítésére és addig sem a fontos feladataikkal foglalkoznak.

És végül ott vannak a bizalmas információk lehetséges kiszivárogtatásából származó költségek is, amelyek a pénzügyi mellett presztízs veszteségeket is jelenthetnek a vállalat számára.

Ezzel szemben egy külsős cég esetében csak a szolgáltatásért kell fizetnie és nem merülnek fel extra költségek!

 

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet a dokumentumok biztonságos megsemmisítésében, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!

Bemutatkozunk

Kapcsolat

Rhenus Office Systems Hungary Kft.

2310 Szigetszentmiklós, Leshegy u 30.

Telefon: +36(24)887-180

Fax: +36(24)887-182