A bértárolás mellett szóló érvek - Avagy miért érdemes igénybe venni a szolgáltatást?

Bár megannyi cégnél szinte teljesen figyelmen kívül hagyják a halmozódó dokumentumok problémáját, igenis érdemes foglalkozni vele, ha a hatékony és eredményes munkafolyamatok megvalósítása a cél.

Egy vállalkozás életében az idő előrehaladtával egyre és egyre csak növekszik az iratok száma, amelyeket el kell tudni helyezni és rendszerezni kell napi szinten.

Igen ám, de az iroda, irattár vagy telephely befogadóképessége is véges, így aztán a tárolásra fenntartott helyek száma egy idő után végleg elfogy.

Márpedig egy vállalkozás számára igencsak fontos, hogy minden irat elhelyezhető legyen, még azok is, amelyek a cég mindennapi életében már kevésbé jelentősek, de még nem megsemmisíthetőek.

Ebben az esetben, a cégek gyakran arra kényszerülnek, hogy valamilyen módon bővítsék a tároló kapacitásukat, például bezsúfolnak még több irattárolószekrényt, feltornyozzák a dokumentumokat vagy akár egy új, nagyobb irodát bérelnek.

Ezek a drasztikus lépések pedig nem kevés kiadással, kényelmetlenséggel és logisztikával járnak, ráadásul még nem is biztosítanak egy életre szóló megoldást.

De akkor mi bizonyul a legjobb megoldásnak? Hát nem más, mint a bértárolás.

De miért éri meg bértárolást igénybe venni?

Mint azt már említettük, egy iroda tárolásra szánt területe igen hamar végessé válik, aminek következtében több helyre lesz szükség.

A bértárolás, mint szolgáltatás, éppen az ilyen esetekre nyújt tökéletes megoldást. Ugyanis, a bértárolás igénybevételével nincs szükség új, nagyobb iroda bérlésére vagy megvételére, illetve a meglévő irodát sem kell átrendezni vagy átalakítani.

A bértárolást kínáló szolgáltatók elegendő kapacitással rendelkeznek és megfelelő körülményeket biztosítanak a vállalkozások nagy mennyiségű dokumentumainak tárolására.

Az iratok így olyan raktárba kerülnek, ahol irattározásra specializálódott szakemberek végzik a dokumentumok rendszerezését és tárolását, a törvényi előírásokat és adatvédelmi szempontokat maximálisan szem előtt tartva.

A bértárolás egy felettébb költséghatékony megoldást jelent a cégek számára. Hiszen nemcsak új irodát nem kell igénybe venni - ami magas plusz költséget jelentene -, de a meglévő irodában is felszabadítható rengeteg hely, ami felhasználhatóvá válik fontosabb célokra.

Ráadásul, nagymértékben megkönnyíthetjük a dolgozók munkafolyamatait, hiszen jelentősen kevesebb időt kell fordítani az iratok keresgélésére, rendezésére és mivel “az idő pénz”, a cég számára ez költségmegtakarítást is jelent.

Mindemellett fontos szempont a bértárolás igénybevételekor, hogy bár az iratok nem lesznek közvetlenül kéznél, mégis, egy megfelelő szolgáltató rövid időn belül biztosítja a dokumentumok eredeti vagy másolt változatának átadását. Illetve, lehetőséget nyújt az azonnali, digitális úton történő átadásra is.

Miért válassza bértárolás esetére a Rhenus-t?

• Naprakész, elektronikus nyilvántartás a tárolt dokumentumokról

• Adatszolgáltatási garancia

• Kiemelkedő tapasztalat az irattározás, iratmentés, archiválás, digitalizálás és iratmegsemmisítés területein

• Korszerű technikai és biztonsági előírásoknak való megfelelés

• Az iratok vonalkóddal való ellátása, informatikai rendszerbe történő bevitele, ennek köszönhetően könnyű, gyors kereshetősége

• Az ideális páratartalom betartása, a törvényi előírásoknak, tűzvédelmi szabályoknak való megfelelés

• Rugalmasság, az ügyféligények maximális előtérbe helyezése

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet a bértárolásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!