A szervezeti iratmegsemmisítés költségei - Házon belül vagy kiszervezve? - Rhenus Office Systems Hungary Kft.

A szervezeti iratmegsemmisítés költségei - Házon belül vagy kiszervezve?

Manapság egyre több vállalat igyekszik a környezettudatosság irányába mozdulni és ezzel összefüggésben az iratok digitalizálása is egyre sürgetőbb céllá válik. Ezzel szemben, a cégek a mai napig hatalmas mennyiségben használnak papírokat, amelyek napról napra csak halmozódnak az irodákban.

A legtöbb esetben a szervezeti iratmegsemmisítés abszolút nem tartozik a prioritások közé, a cégvezetőknek gyakran eszükbe sem jut figyelmet fordítani rá. Ez pedig magasabb költség, energia és időveszteséget eredményez, mint azt elsőre feltételeznénk. 

Mindemellett, az iratok folyamatos halmozódásával együtt annak a kockázata is növekszik, hogy valamelyik munkatárs visszaél egyes bizalmas, érzékeny információkkal. Azok a cégek, akik ezt időben realizálják, jelentősen csökkentik a kiszivárogtatás vagy csalás kockázatát.

Tehát a szervezeti iratmegsemmisítés szükségessége nem kérdés, ami viszont döntés elé állítja a cégeket, az nem más, mint a kivitelezés módja. A kérdés tehát az, hogy mindez házon belül vagy a feladatot kiszervezve éri meg jobban egy szervezetnek?

Amit először mindenképpen tisztáznunk kell, hogy természetesen a szervezeti iratmegsemmisítés fogalma, nem egyenlő a kukába hajított papírokkal. Ugyanis, nagyon sok vállalatnál ennyivel le is van tudva a probléma, miközben ez korántsem megoldás.

A dokumentumok megsemmisítésének költségét rengeteg tényező befolyásolhatja, úgy mint a vállalat nagysága, a nap mint nap felhalmozott iratok száma, stb.

De ami biztos, hogy teljesen más költségekkel kell számolnunk, ha a cégen belül oldjuk meg és ha kiszervezzük az iratmegsemmisítéssel járó feladatokat.

Nézzük is melyek azok a tényezők, amelyek miatt különbség van a belső kivitelezés és a kiszervezés között, illetve azt, hogy milyen költségekkel kalkulálhatunk a két esetben.

Szervezeti iratmegsemmisítés házon belül

Abban az esetben, ha a házon belüli iratmegsemmisítésre esik a választásunk, akkor első lépésként mindenképpen szükség lesz egy ipari aprítógép beszerzésére. Hiszen az esetleges adatlopás és információ kiszivárogtatás elkerülésére, ez az egyetlen hatékony megoldás.

Azonban, a legtöbb vállalat nem szívesen költ magasabb összegeket egy ilyen gépre, ami egy olcsó eszköz beszerzését eredményezi. Ezzel viszont több probléma is akad.

Ugyanis, csak egy drágább, minden szempontból minőségi eszköz képes arra, hogy úgy aprítja le az iratokat, hogy azok később ne legyenek összeilleszthetők, felhasználhatók.

Emellett egy olcsóbb eszköz megvásárlásánál, az aprítógép meghibásodásának kockázata is magasabb lesz, így akár rendszeres karbantartást és alkatrész cserét igényelhet, ezzel együtt pedig többletköltséget okozhat.

De amellett, hogy a karbantartási költségek megnövekednek, számolnunk kell azzal is, hogy szükség van egy munkavállalóra, akit kifejezetten az aprítással járó feladatokkal bízunk meg, ami még több költséget jelent.

Kiszervezett iratmegsemmisítés

Ha egy vállalat az iratmegsemmisítést egy külső szolgáltatóra bízza, akkor a költségek a következő szempontok szerint alakulnak:

  • Mekkora mennyiségű iratot kell megsemmisítenie a szolgáltatónak?

  • Milyen rendszerességgel szükséges elszállítani az aprítandó dokumentumokat?

  • A vállalat működésének helyszíne

Az aprításra szánt iratok mennyiségének növekedésével együtt, természetesen az iratmegsemmisítés költsége is csökken, így nagyobb vállalatok számára különösen megéri a kiszervezés.

Ráadásul azoknál a cégeknél, ahol napi szinten több száz vagy akár több ezer irat megsemmisítésére van szükség, ott a kinevezett munkavállaló rengeteg idejét felemészti a feladat megfelelő elvégzése. Ez pedig egyértelműen magasabb költséget jelent a vállalat számára.

A szervezeti iratmegsemmisítés kiszervezése esetén mindössze a szolgáltatás költségeivel kell számolnunk, hiszen sem az alkatrész csere, sem a karbantartás nem a mi felelősségünk.

Mi a Rhenusnál, ügyfeleink számára állandó lehetőséget biztosítunk arra is, hogy bármikor megbizonyosodhassanak a telephelyünk biztonsági rendszeréről és szabályairól, de a helyszíni iratmegsemmisítés is megoldható.

Kiszervezés esetén a megbízótól, az iratmegsemmisítés teljes folyamatát átvállalja tehát a megbízott szolgáltató, ami megtakarít a cég számára rengeteg időt, energiát és költséget egyaránt.

 

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet a dokumentumok biztonságos megsemmisítésében, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

 

 

Vissza a hírekhez!

Bemutatkozunk

Kapcsolat

Rhenus Office Systems Hungary Kft.

2310 Szigetszentmiklós, Leshegy u 30.

Telefon: +36(24)887-180

Fax: +36(24)887-182