A vállalati információbiztonság alappillére: a tiszta asztal politika

Definíció szerint a tiszta asztalra vonatkozó irányelvek azt határozzák meg, hogy az alkalmazottaknak miként kell otthagyniuk az asztalukat és a munkakörnyezetüket a nap végén, vagy bármikor, amikor elhagyják azt. Az irányelvek célja, hogy elősegítsék a vállalati információbiztonságot, megvédjék az érzékeny adatokat.

A tiszta asztal politika szerint az asztalokról mindig el kell pakolni biztonságos helyre az érzékeny adatokat tartalmazó iratokat és dokumentumokat, például szerződéseket, számlákat és az ügyfelek adatait tartalmazó iratokat. Az irányelvek a számítógépeken tárolt információkra is kiterjedhetnek.

A tiszta íróasztalra vonatkozó irányelvek az érzékeny információk védelmét, valamint az adat és személyazonosság lopás kockázatának a csökkentését segítik elő.

A rövid bevezető után nézzük meg, hogy hogyan lehet bevezetni és a mindennapok részévé tenni az eddig tárgyalt irányelveket.

Hogyan vezesse be és működtesse hatékonyan a tiszta asztal politikát?

1. Az irányelveket fektesse le írásos formában is és minden alkalmazottnak készítsen belőle másolatot. Fordítson külön figyelmet arra, hogy a munkatársak megértsék az irányelvek célját és ne csak fölösleges tehernek érezzék azokat.
2. Tegyen róla, hogy a cég minden alkalmazottja komolyan vegye az irányelveket - a vezetők példamutatása és az időközönként végzett ellenőrzések nagyban elősegítik, hogy az irányelvek beépüljenek a céges kultúrába és megszilárduljon a vállalati információbiztonság.
3. Pontosan magyarázza el a munkatársaknak, hogy mit is várnak el tőlük. Például ha a munkatárs otthagyja órákra az íróasztalát, akkor előtte mindenképpen távolítsa el az íróasztalról az érzékeny információkat tartalmazó dokumentumokat és helyezze azokat olyan zárt helyre, ahol más nem nyúlhat hozzájuk.
4. A tiszta asztal politika legyen része a mindennapi munkavégzésnek. Javasolja például az alkalmazottaknak, hogy a munkanapjukat az aznapi munkához szükséges dokumentumok rendszerezésével és előkészítésével kezdjék és a napot az iratok biztonságos helyre való elhelyezésével és rendrakással fejezzék be.
5. Ösztönözze a munkatársakat, hogy amikor csak lehet, akkor papíralapú dokumentumok helyett elektronikus dokumentumokat használjanak. Az elektronikus dokumentumokat mindig könnyebb lesz tárolni és rendszerezni és a használatuk is biztonságosabb.
6. Tegye egyszerűvé az alkalmazottak számára, hogy íróasztalukat papírmentesen tartsák azáltal, hogy a cég bevon egy külsős dokumentum-aprító társaságot. Így a munkatársaknak többé nem kell foglalkozniuk a dokumentumok megsemmisítésével, helyette elég csak az iratokat biztos, zárt helyre gyűjteniük. Ezekért a dokumentumokért a külső partner rendszeresen be fog jönni az irodába és elszállítja megsemmisítésre.
7. Helyezzen el néhány barátságos emlékeztetőt az irodában, például egy-egy feliratot, amivel tovább mélyíti a munkatársakban a tiszta asztal politika és a vállalati információbiztonság fontosságát.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet a vállalati információbiztonság megszilárdításában és a dokumentumok megsemmisítésében, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!