Archiválás - avagy, hogyan tudhatod adataidat a legnagyobb biztonságban?

Valószínűleg azért is esnek a vezetők látóterén kívülre ezek a feladatok, mert sok időt, pénzt és energiát emésztenek fel. Szerencsére van erre is egy kiváló megoldás.

Az archiválás kiszervezésével rengeteg erőforrást takaríthatunk meg, miközben megkönnyíthetjük a cég mindennapjait.

Alapvetően azért van szükség az archiválásra, mert akármikor jöhet a számítógépünkön egy hiba, aminek következtében a gépen tárolt igencsak fontos dokumentumok és adatok egy pillanat alatt elveszhetnek.

Ennek okozója lehet egy véletlen törlés vagy egy hirtelen tönkrement laptop. A lényeg, hogy valahonnan vissza lehessen “szerezni” adatainkat ilyen esetekben.

Az archiválás legfőbb célja tehát az, hogy hosszútávon megőrizzük azokat a dokumentumokat, amelyeket már nem használ a cég a mindennapok során, mégis fontos (és gyakran igen bizalmas) információkat tartalmaznak.

De miért van szükség az archiválás kiszervezésére?

Egy vállalkozás kapacitását erősen leterhelheti, ha nem csak az aktívan használt iratokkal, de még a kevésbé használtakkal is foglalkozni kell, hiszen ez rengeteg időt és energiát emészt fel.

Ezeket a dokumentumokat osztályozni, rendszerezni, tárolni és nyilvántartani is tudni kell megfelelően, ezért jobb hozzáértő külsős szakemberek segítségét kérni.

Biztonságos tárolás

Ha kifejezetten erre a területre specializálódott cégre bízná az archiválást, akkor biztos lehet abban, hogy tökéletesen tisztában vannak a törvényi előírásokkal és be is tartják azokat.

Számunkra is az első és legfontosabb a megbízó vállalat adatainak védelme, illetve a fokozottan érzékeny adatok helyes kezelése, megfelelő tárolása.

Mindemellett a fizikai védelmet riasztóberendezések, tűzjelzők, videó-felügyelet és területvédelem, illetve belépési- és dokumentumkontroll biztosítja.

Átlátható adatok

A Rhenusnál minden archiválandó dokumentum vonalkóddal van jelölve, ami a tárolás helyével együtt az informatikai rendszerünkbe is bekerül. Ennek köszönhetően könnyedén átláthatóak a különböző irathalmazok, illetve a későbbiekben egyszerűen visszakereshetőek az adatok.

Az ügyfél döntheti el, hogy iratai milyen részletességgel kerüljenek osztályozásra. Emellett 30 információ típust határozhat meg, ami alapján rendszerezésre kerülnek a dokumentumok.

Gyors és célirányos visszakereshetőség

A Rhenusnál nagy előnyünk, hogy saját fejlesztésű online kereső és rendelő rendszert használunk, ami lehetővé teszi ügyfeleink számára az irattári anyagok egyszerű visszakeresését, illetve megrendelését digitálisan vagy kézi erővel.

Az ügyfél bármilyen iratot bekérhet irodájába akár fizikailag, akár digitális formában. A kért iratot 24 órán belül mindenképpen a birtokába juttatjuk.

Emellett létezik egy Expressz szolgáltatásunk is, amelynek igénylésével az adott dokumentumot a lehető leggyorsabban eljuttatjuk a kívánt helyszínre.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary hogyan segíthet a dokumentumok archiválásában, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

ÍRJON NEKÜNK!