Digitális dokumentumkezelés a vállalati világban

A digitális dokumentumkezelés bevezetésével bármely cég működése hatékonyabbá és gördülékenyebbé válhat, nem beszélve a hosszú távon garantált, de már rövidtávon is érzékelhető költségcsökkentésről.

A papírok ideje már lejárt, így érdemes felzárkózni azokhoz a cégekhez, akik már ráléptek az innováció útjára. Legyen szó egy kis- közép- vagy nagyvállalatról, napjainkban igen nagy eséllyel versenyhátrányba kerülhetnek azok a vállalkozások, melyek nem élnek a digitális dokumentumkezelés lehetőségével.

Ma már sokféle típusú rendszer elérhető a digitális dokumentumkezelés megvalósítására, így annak kiválasztása nem kis kihívást jelent. Éppen ezért, érdemes digitalizálásra specializálódott külső szolgáltató segítségét igénybe venni.

Ilyen szolgáltató a Rhenus is, ráadásul egy olyan megbízható szerverparkkal állunk a vállalkozások rendelkezésére, amelyen a digitalizált adatok könnyen szerkeszthetők, tárolhatók, hozzáférhetők és jogi szempontból is maximálisan megfelelnek az előírásoknak. 

Megannyi érv felsorakoztatható amellett, hogy egy cégnek miért érdemes a digitális dokumentumkezelés mellett döntenie, de talán a legfőbb indok az, hogy ezáltal rengeteg költség takarítható meg.

Ugyanis hiába kényelmes egy-egy hagyományos cégnek a jól bevált mindennapos papírhasználat, szinte észrevétlenül, de rejtett költségek sokasága bújik meg mögötte. Meghökkentő lehet, de a legtöbb felmérés szerint, egy vállalat évente akár több tonna papírral csökkentheti a működését a digitális dokumentumkezelés bevezetésével.

Miben fejlődhet egy cég, ha a digitális dokumentumkezelés mellett dönt?

Adatbiztonság

Manapság aligha van fontosabb tényező egy vállalkozásban a bizalmas információknál, így a legtöbb vezető mindent megtesz azok védelme érdekében. A digitális dokumentumkezelés beépítésével egyértelműen csökken annak a kockázata, hogy az irodán belül a dokumentumokat kár éri, esetleg elvesznek vagy ellopják őket.

Azonban a digitális dokumentumkezelés bevezetésétől függetlenül, a digitális rendszerekben is történhetnek balesetek, így annak kiválasztása során különösen érdemes a biztonsági funkciókra fókuszálni.

Adattárolás

Abban az esetben, ha a vállalkozás egy megfelelő rendszert választ a digitális dokumentumkezeléshez, az adattárolás minden tekintetben leegyszerűsödik. Többek között az adattárolási kapacitás rugalmasan növelhető lesz, így amiatt sem kell aggódnunk, hogy az adatmennyiség növekedésével a digitális dokumentumkezelő rendszer használhatatlanná válik.

Egy ilyen felület használatával az információk gyorsan és könnyen kereshetővé és nyilvántarthatóvá válnak, emellett egyszerre többen is hozzáférhetnek bármely adathoz.

Együttműködés

A vállalkozásban történő innováció, a digitális dokumentumkezelés által a munkavállalók már rövidtávon is érzékelhetik, hogy az egyes munkafolyamatok gördülékenyebbé válnak. A papírok keresgélése, szortírozása és tárolása nem okoz többé sem feszültséget, sem időveszteséget.

Az alkalmazottak válláról nagy terhet vesz le az átállás, így az elégedettség és a munkamorál növekedésével a dolgozók közötti együttműködés, az egymáshoz való alkalmazkodás és a csapatmunka is nagymértékben javulhat.

Ellenőrizhetőség

A digitális dokumentumkezelés a cégvezetők, az osztályvezetők számára is rengeteg pozitívumot kínál, hiszen lehetőségük adódik mind az üzleti folyamatokat, mind az egyes dolgozók tevékenységét pontosabban nyomon követni.

Ellenőrizhetőbbé és átláthatóbbá válik tehát a teljes vállalati működés, ami egyrészt magas fokú hatékonyságot, másrészt következetesebb és tudatosabban cselekvő vezetőket, illetve munkavállalókat eredményez.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentumok digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk! 

Vissza a hírekhez!