Hogyan tehetünk a cégünk biztonságáért és a környezetért iratmegsemmisítési szabályokkal?

Kezdjük néhány adattal

• Minden évben több milliárd fányi papírt dobunk ki a kukába csak Európában.

• Ennek a 40% soha nem kerül újrahasznosításra!

• Pedig használt papírból 65%-al kevesebb energia felhasználásával tudunk új papírt készíteni, mint a fákból.

• További rossz hír, hogy az újra nem hasznosított papírok többségét még csak le sem aprítjuk, így ezek potenciális veszélyt jelentenek a vállalat információ biztonságára, hiszen könnyedén összeilleszthetők és kerülhetnek rossz kezekbe.

Iratmegsemmisítési szabályok egy fenntarthatóbb jövőért

Mielőtt bármilyen iratmegsemmisítési szabályt bevezetnénk, célszerű először beszélnünk a munkatársakkal arról, hogy miért is van szükség ezekre a szabályokra és milyen előnyei vannak ennek számukra is - például többé nem kell napi szinten 20-30 percet azzal vesződniük, hogy az irathalmokban megtalálják a megfelelő dokumentumot.

Ezt követően sem feledkezhetünk el a munkatársakról - a legegyszerűbben úgy kerülhetők el az emberi tényezőből fakadó hibák, ha folyamatosan edukáljuk a munkatársakat és szigorú kereteket szabunk számukra az iratmegsemmisítés területén, amit folyamatosan ellenőrzünk és betartatunk velük. Ha komoly figyelmet helyezünk erre, akkor minimalizálhatjuk a veszélyforrások számát.

Az iratmegsemmisítés esetén mindig végig kell gondolni a következőket:

• Van személyazonosításra alkalmas információ a dokumentumban?

• Tartalmaz a dokumentum olyan információkat, amelyek törvény által védettek?

• A benne szereplő információk sértik az adatvédelmi törvényeket?

• A dokumentumok tartalmaznak bizalmas vállalati információkat?

• A dokumentum tartalmaz pénzügyi adatokat?

Ha ezek közül bármelyikre is “igen” a válasz a dokumentum kapcsán, akkor azt össze kell gyűjteni és véglegesen meg kell semmisíteni - a kukába dobás nem megoldás és a dokumentumok szerte széjjel hagyása sem az.

Az összegyűjtött dokumentumokat egy iratmegsemmisítő partner munkatársai fogják elszállítani és szakszerűen leaprítani.

És hogy miért fog ettől szignifikánsan csökkenni a vállalat ökológiai lábnyoma? Vegyük példának a Rhenus iratmegsemmisítési szolgáltatását.

1.000 tonna papír alapú dokumentum megsemmisítésével és annak a papíriparba történő visszaforgatásával hozzávetőlegesen 5.500 db vágásra érett fát mentettünk meg. Ez a mennyiség 2,5 hektárnyi erdő területnek felel meg.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentumok megsemmisítésében és iratmegsemmisítési szabályok meghatározásában, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk.

ÍRJON NEKÜNK!