Hogyan történik a biztonságos iratmegsemmisítés egy cég esetében?

A bizalmas dokumentumok biztonságos megsemmisítésére minden munkahelyen szabványos eljárásra lenne szükség. Iratmegsemmisítés ugyan van, de biztonságos iratmegsemmisítésről általában szó sincs.

A leggyakrabban azokat a dokumentumokat, amelyekre már nincs szükség, a munkatársak egyszerűen az irodai kukába, vagy egy szelektív hulladékgyűjtőbe dobják. Az újrahasznosítás pedig ugyan egy fontos és környezettudatos dolog, azonban ebben a formában semmiféle információbiztonságot sem nyújt a cég számára.

Ebben a cikkben bemutatjuk a biztonságos iratmegsemmisítés folyamatát - és ezzel párhuzamosan azt is, hogy ezzel szemben hogyan néz ki az iratmegsemmisítés úgy általában.

1. A dokumentumok kezelése

Ideális esetben: A dokumentumkezeléssel kapcsolatban a vezetőség irányelveket fektet le, amelyeket a munkatársaknak át is adnak és a betartásukat elvárják. A megsemmisítendő bizalmas dokumentumokat a munkatársak sosem hagyják kint jól látható, mindenki által elérhető helyeken, hanem a megfelelő iratmegsemmisítő konténerekben tárolják őket. Ezeket a  használaton kívüli iratokat nem tárolja a cég, hanem egy professzionális iratmegsemmisítő partneren keresztül megszabadul tőlük.

Általában: A cégen belül nincsenek dokumentumkezelési irányelvek, így az irodában káosz van és rengeteg idő megy el az iratok folyamatos keresésével. A legfontosabb iratokhoz is szinte bárki hozzáférhet, bárki készíthet róluk fényképet, vagy akár el is teheti, potenciális adatlopáshoz, vagy adatszivárogtatáshoz vezetve ezzel.

2. A dokumentumok szállítása

Ideális esetben: Az iratmegsemmisítő partnercég munkatársai rendszeresen jönnek be a munkahelyre, hogy az iratmegsemmisítő konténereket lecseréljék és leselejtezett iratanyagokat elszállítsák professzionális, biztonságos iratmegsemmisítésre.

Általában: A takarító az összegyűtött iratokat egy szemeteszsákba teszi és űríti ki egy tartályba. Hetente 1 vagy 2 alkalommal a tartály tartalmát teherautókra rakodják és elszállítják. Senki sem lehet teljesen biztos abban, hogy a dokumentumoknak mi lett a sorsa: útközben vajon rossz kezekbe kerültek, vagy biztonságosan megsemmisültek.

3. Iratmegsemmisítés

Ideális esetben: A dokumentumokat a partnercég egy ipari aprítógépbe adagolja és konfettiszerű darabokra aprítják azokat. A sikeres megsemmisítésről tanúsítványt  is kap a vállalat.

Általában: Nincs egységes iratmegsemmisítési módszer a cégen belül. Egyes iratok kukába kerülnek, más iratoktól irodai iratmegsemmisítővel szabadulnak meg, egyes dokumentumokat pedig még hosszú ideig a polcokon, vagy fiókokban tárolják.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Sytems Hungary Kft. hogyan segíthet a dokumentumok biztonságos megsemmisítésében, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!