Hogyan váljon iratmentessé az iroda?

Miért legyen egy iroda iratmentes?

Az irathasználat és tárolás a vállalatok egyik legnagyobb költsége. Ennek az az oka, hogy az iratok a leggyakrabban használt tárgyak az irodában.

A munkatársaknak dokumentumokra van szükségük a napi munkavégzéshez, rengeteget nyomtatnak, akár órákat töltenek az iratok felkutatásával és a tárolás részéről még nem is beszéltünk.

Egy kisebb paradigmaváltással mindezeket a hátulütőket magunk mögött hagyhatjuk és valóban iratmentessé varázsolhatjuk az irodát - ami természetesen jelentős költségcsökkentéssel járhat mind a tárolás, mind a felhasználás, mind pedig az adatvesztésből és lopásból járó költségek szempontjából.

De az iratmentes iroda nem csak a csökkenő költségekről szól!

A dokumentumok digitalizálásával jelentősen hatékonyabbá tehetjük a mindennapi munkát és a kollégák válláról is levehetjük a folyamatos nyomtatás és irat keresgélés terhét, illetve a tárolással kapcsolatos apróbb feladatokat is. Néhány kattintással elérhető gyakorlatilag minden fontos irat, továbbá ezek könnyen szerkeszthetővé és megoszthatóvá válnak másokkal is.

És akkor ott van még a rengeteg felszabaduló hely kérdése is. Az asztalokról eltűnnek az irathalmok, az irattároló szekrények kiürülnek és fölöslegessé válnak és akár teljes helységek is felszabadulnak. Így új munkaállomásokat hozhatunk létre és lényegesen jobban kihasználhatjuk a rendelkezésünkre álló teret.

Úton az iratmentes iroda felé

1. Készítsünk egy tervet az iratmentes iroda koncepciójának megvalósítására. A terv tartalmazza, hogy mely dokumentumok kerülnek digitalizálásra, milyen dokumentum tároló rendszert használjunk a továbbiakban és hogy milyen lépései legyenek az iratok biztonságos megesemmisítésének.

2. A dokumentumok bekategorizálása különösen fontos. Nem szabad az érzékenyebb információkat tartalmazó iratokat minden kollégával megosztani, hiszen ez potenciális adatvesztéshez vezethet. Célszerű a gyakran és sokak által használt dokumentumokat digitalizálni, az érzékeny adatokat tartalmazó iratokat pedig érdemes egy külső irattárban tárolni.

3. Magyarázzuk el a kollégáknak, hogy miért fontos a digitális átállás. Ha ők is többet tudnak az okokról és az átállás hátteréről, akkor ötleteikkel és meglátásaikkal nagy segítségére lehetnek a folyamatnak.

4. Vezessünk be egy dokumentumkezelő programot a digitális iratok könnyű, gyors és szervezett kezelése céljából.

5. Digitalizájuk a papírokat és aprítsuk le a beszkennelt dokumentumokat. Figyeljünk oda arra, hogy minden iratot megfelelően semmisítsünk meg és ne lehessen újra felhasználni azokat.

Az iratmentes átállás egy megtérülő befektetés. Az így felszabaduló pénzügyi és időbeli erőforrásokat hasznosabb célokra is felhasználhatjuk és érezhetően megnövelhetjük cégünk hatékonyságát.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet abban, hogy az irodáját iratmentessé tegye, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!