Irodai dokumentumkezelési stratégiák - Hogyan legyünk hatékonyak?

A hatékony és eredményes munka elérése és fenntartása érdekében minden vállalkozásnak -hosszú távon is - jól működő dokumentumkezelési stratégiával kell rendelkeznie. Ez jelenti az alapot, ha nincs kidolgozva egy hatékony rendszer a dokumentumkezelést illetően, akkor az minden ráépülő munkafolyamatra negatív hatással lesz.

A cégen belüli bizalmas információk kiszivárogtatása, illetve az adatlopás jellemzően emberi hibákból ered, viszont egy megfelelő dokumentumkezelési stratégiával ezen hibák kockázata is csökkenthető. Ennek oka, hogy egy jól átlátható dokumentumkezelési rendszer használatával, az iratok útja könnyebben nyomon követhető és ellenőrizhető.

A mai vállalkozásokban egyre nagyobb teret hódítanak a digitális dokumentumkezelési stratégiák, hiszen modern megoldásokat kínálnak. Ugyanakkor minden szervezetnek más és más igényei vannak a dokumentumkezelést illetően, így a fizikai dokumentumkezelésről sem feledkezhetünk meg.

Fizikai dokumentumkezelési stratégiák

A fizikai dokumentumok kezelése, nyilvántartása és tárolása megannyi cégnél mindössze annyit takar, hogy az alkalmazottak irattárolószekrényekbe zsúfolják be a papírokat vagy éppen az íróasztalukon tárolják őket.

Ez a lehető legegyszerűbb, ugyanakkor leghanyagabb módja a dokumentumkezelésnek, így számos negatív következménnyel járhat.

A legsúlyosabb minden bizonnyal az adatvédelemre irányuló hatása. Ugyanis a hanyag módon, rendszertelenül tárolt iratok könnyen elveszhetnek, a munkatársak időnként hibákat követhetnek el, például az iratok nem mindig kerülnek vissza az eredeti helyükre.

Ennek pedig egyenes következménye, hogy a kiszivárogtatás, az adatlopás kockázata jelentősen megnő, ugyanis bárki könnyedén hozzáférhet ezekhez a dokumentumokhoz.

Éppen ezért ajánlott, hogy a cégek dokumentumkezelési stratégiájának részét képezze a külső helyszínen való irattárolás. A dokumentumkezeléssel és tárolással kapcsolatos feladatok egy részének kiszervezésével, az említett hibák mind elkerülhetők, hiszen az irodán kívüli tárolóhelyek maximális biztonságot nyújtanak, ha a megfelelő szolgáltatót választjuk.

Mi a Rhenus-nál a legmagasabb fokú információbiztonságot garantáljuk, ráadásul a dokumentumok folyamatosan a megbízó rendelkezésére állnak.

Amellett, hogy a külső helyszínen való tárolás erősebb adatvédelmet biztosít, kétségtelenül költséghatékony megoldást is nyújt. Nem beszélve a helykihasználásról, hiszen a dokumentumkezelés és tárolás kiszervezésével rengeteg hely szabadítható fel az irodában, ami más célokra  fordítható.

Digitális dokumentumkezelési stratégiák

Már Magyarországon is évek óta növekszik az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek használatának népszerűsége, ami a hagyományos dokumentumkezeléssel szemben ma már rugalmasabb megoldást biztosít.

A felhőalapú tárolási platformokat is előszeretettel használják a cégek, ugyanakkor bizonyított, hogy kevésbé biztonságosak, mint egy elektronikus dokumentumkezelő rendszer.

Ennek oka pedig nem más, minthogy az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek szigorú hozzáférési korlátozásokkal rendelkeznek, illetve a  felhőalapú rendszerekkel ellentétben nem az interneten, hanem házon belül működnek.

Egy modern dokumentumkezelési stratégiának ma már tartalmaznia kell olyan digitális megoldásokat, mint például az elektronikus dokumentumkezelő rendszer. Akár a fizikai papírok mellett, akár a fizikai papírokat teljesen kiiktatva alkalmazza egy cég, minden esetben nagy előnyökkel jár a használata.

Digitális dokumentumkezelés esetén az információk sokkal gyorsabban és egyszerűbben elérhetőek, így az alkalmazottak számára könnyebbé válik az adatok kezelése és felhasználása. Ezzel együtt pedig a mindennapi munkavégzés is gördülékenyebbé és jellemzően eredményesebbé válik.

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet a dokumentumkezelés területén, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!