Miért fontos a céges dokumentumok szkennelése?

A céges dokumentumok szkennelése rövid és hosszútávon is komoly pénzeket takaríthat meg a vállalat számára. Emellett pedig biztonsági és termelékenységi szempontból is pozitív hatása van a mindennapokban.

Nézzük is meg mélyebben, hogy miért éri meg egy vállalatnak a szkennelés mellett döntenie!

1. Felkészíti a vállalatot a digitális jövőre

Az üzleti világ gyorsulóban van, így a sebesség mindenhol prioritássá vált. A hagyományos formátumú dokumentumok szkennelése és az azt követő digitális iratkezelés nagyban növeli a munkavégzés sebességét, hiszen az irathalmok helyett rendezett digitális mappákban találhatunk rá villámgyorsan a használni kívánt dokumentumokra.

Emellett a digitalizálás a dokumentumok elérhetőségét is nagyban javítja. Egy iratot egyszerre akár többen is használhatnak és többé a fizikai távolság sem akadály.

Így vezetőként nem kell azon fájjon a fejünk, hogy a munkatársak akár napi 10-15 percet is eltöltenek a dokumentumok utáni keresgéléssel és az iratok nyomtatásával. Ez már akár néhány héten belül is komoly hatékonyság növekedéssel járhat, azonban egy éves távlatban garantáltan pénzben mérhető változásokat eredményez.

2. Könnyen létrehozható biztonsági mentések

A papír alapú iratok nagyon könnyen eltűnhetnek vagy megsemmisülhetnek, komoly károkat okozva ezzel a vállalat számára. Ellenben a digitalizált dokumentumokról biztonsági mentéseket hozhatunk létre és akár egy véletlen törlés után is pillanatok alatt visszaállíthatjuk a dokumentumokat az eredeti állapotukba.

3. Rengeteg hely szabadul fel az irodában

A digitalizáció megoldja az irodai papírhalmok kérdését is. Az asztalokról eltűnnek az iratok, az irattároló szekrények kiürülnek és fölöslegessé válnak és akár teljes helységek is felszabadulnak. Így új munkaállomásokat hozhatunk létre és lényegesen jobban kihasználhatjuk a rendelkezésünkre álló teret.

4. A környezetbarát megoldás

Jól tudjuk, hogy a papír újrahasznosítható, azonban mi történik akkor, amikor már nem használunk papírt, így nem is kell újrahasznosítani semmit?

Emellett pedig a rendszeres szkennelés csökkenti a nyomtató használatát is, ami további költség csökkenéssel jár a vállalat számára.

5. Megszilárdul a vállalati információbiztonság

A szkennelés talán legnagyobb előnye, hogy a legfontosabb vállalati dokumentumok jelentősen kisebb eséllyel kerülnek rossz kezekbe. A digitalizált dokumentumok hozzáférhetőségét lekorlátozhatjuk akár 1-2 személyre és jelszavakat rendelhetünk hozzá az egyes mappákhoz, iratokhoz.

Mindezekkel pedig elkerülhető az érzékeny információk kiszivárgása és az ezzel együtt járó presztízs és pénzügyi veszteség.

Ha többet szeretne megtudni az iratok digitalizálásáról és arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet mindezekben, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk Önt!