Milyen veszélyei vannak egy szervezetlen iratkezelési rendszernek?

Ahogy a cég egyre több figyelmet fordít a saját iratkezelési rendszerére, annál több lényegi kérdés merül fel a döntéshozó fejében - többek között, hogy melyek a rendszer legnagyobb gyengeségei és mit tehetünk azért, hogy az iratkezelés folyamatait hatékonyabbá tegyük?

Azonban mielőtt ezekkel a kérdésekkel foglalkoznánk, nézzük meg, hogy pontosan mit is értünk az iratkezelési rendszer megnevezés alatt.

Az iratkezelő vagy dokumentumkezelő rendszer a vállalati dokumentumok kategorizálását és rendszerezését, kezelését, munkatársak közötti terjesztését és megsemmisítését szabályozó irányelvek összességét jelenti.

Milyen problémák merülhetnek fel egy rosszul működő, szervezetlen iratkezelési rendszer esetén?

Ha a cégen belüli iratkezelési folyamatok rosszul működnek vagy rosszabb esetben nem is léteznek, akkor az természetesen magával hozhat messzemenő és komoly problémákat:

1. Az egyre szigorodó szabályozások áthágása

Az elmúlt években az adatkezelésre vonatkozó szabályok rengeteget szigorodtak és egy nagyobb vállalat életében már sokszor egy apró hiba is komoly pénzügyi büntetés kirovásához vezethet. Mindezeket pedig jobb lenne elkerülni, ami könnyen meg is tehető, ha külön figyelmet fordítunk a szabályok betartatására és a hatékony iratkezelési folyamatok kialakítására.

2. Biztonsági hézagok

Egy nem túl szervezett iratkezelési rendszer nagyban megnöveli a munkatársak által elkövetett hibák számát, ami az érzékeny információk gondatlanságból való kiszivárgásához vagy lopáshoz vezethet. Ha pedig az adatok rossz kezekbe kerülnek, akkor az anyagi kár mellett a vállalat megítélésén is komoly csorba eshet.

A legegyszerűbben úgy kerülhetők el az emberi tényezőből fakadó hibák, ha folyamatosan edukáljuk a munkatársakat és szigorú kereteket szabunk számukra az adatkezelés területén, amit folyamatosan ellenőrzünk és betartatunk velük. Ha komoly figyelmet helyezünk az információbiztonságra, akkor minimalizálhatjuk a veszélyforrások számát.

3. Alacsony munkahelyi hatékonyság

Ha a munkatársak az iratokat rendszertelenül egy iratszekrénybe dobálják be és a fontos dokumentumok hollétéről senkinek semmi fogalma és napi szinten ezek keresésével megy el a kollégák drága ideje, akkor könnyen beláthatjuk, hogy nincs minden rendben és ennél hatékonyabban is ki lehetne használni az embereink munkaidejét.

Arról már nem is beszélve, hogy rendszer nélkül az irathalmok is csak gyűlni fognak és egyre több helyet fognak elvenni az irodában. Ha ezektől megszabadulunk, akkor máris új munkaállomásokat helyezhetünk el és a munkatársak sem fognak napi fél órákat iratok után kutatva tölteni.

Egy jól működő iratkezelési rendszer kialakítása elengedhetetlen egy bizonyos ponton túl. Szervezettebbé teszi a cég mindennapjait, a kollégák válláról is leveszi a feladatok egy részét és a mindennapi munka hatékonyságát is jelentősen megnöveli.

Ha többet szeretne megtudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet az iratkezelésben, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!