Szervezeti digitalizáció - A papírmentes irodához vezető út - Rhenus Office Systems Hungary Kft.

Szervezeti digitalizáció - A papírmentes irodához vezető út

Az elmúlt évtizedekben a vállalatok számára az volt a megszokott és természetes, hogy az iratok többségét nyomtatott formában tárolják. Azonban az olyan új megoldásoknak köszönhetően, mint a szervezeti digitalizáció, mára világossá vált, hogy ez egy rendkívül költséges és bonyolult formája az adatok tárolásának. 

Még ma is számtalan vállalkozásnál papírhalmok sokasága található az íróasztalokon, polcokon, de természetesen már hazánkban is érzékelhető az innovációra való nyitottság a cégek részéről. Nem véletlen, hiszen a szervezeti digitalizációnak és a papírmentes iroda stratégiájának nem csak hosszú távon, hanem már rövid távon is megannyi előnye van.

Milyen előnyei vannak egy papírmentes irodának?

A papírhasználattal és a tárolással járó költségek teszik ki a cégek kiadásainak egyik legnagyobb százalékát, nem is beszélve a nyomtató és a tintapatron mindennapos használatáról.

Az alkalmazottak rengeteg időt töltenek el naponta a különböző dokumentumok keresgélésével és a nyomtatással, emellett ott van még az irattározás, a rendszerezés feladata is. Összeadva tehát, akár hosszú órákba is kerülhetnek ezen típusú tevékenységek, miközben a szervezeti digitalizáció megvalósításával ez az elpazarolt idő teljes mértékben megspórolható.

A vezetők és az alkalmazottak együttes elhatározásával, némi erőfeszítéssel és szemléletváltással, bármely vállalkozás ténylegesen papírmentessé válhat a szervezeti digitalizáció által. Ez pedig nem csak időmegtakarítást, de jelentős költségmegtakarítást is jelent a cégek számára. 

Ha pedig mindez nem lenne elég..

Az irodában található papírmennyiség csökkentésével természetesen az idő- és költségmegtakarítás mellett, rengeteg hely is megspórolható.

A szervezeti digitalizációval az iratok eltűnnek az asztalokról, a polcokról, az irattárolókból, ami nem jelent mást, minthogy a felszabaduló helyet egyéb célokra is felhasználhatja a vállalkozás.

A példa kedvéért, létrehozhatunk akár új munkaállomásokat is, de az is lehet, hogy a szervezeti digitalizációval egész helységek szabadulnak fel, így sokkal jobban kihasználhatjuk a rendelkezésünkre álló területet.

Mindemellett az adott vállalat munkafolyamatainak hatékonyságnövelése az egyik, ha nem a legfontosabb előnye a szervezeti digitalizációnak. Ugyanis sokkal gyorsabbá, egyszerűbbé és kényelmesebbé, ezáltal hatékonyabbá tehetjük az alkalmazottak munkáját.

A szervezeti digitalizáció megvalósításával az adatok könnyen elérhetővé, szerkeszthetővé és megoszthatóvá válnak a dolgozók számára, ugyanakkor a vezetők által korlátozhatóak is az egyes bizalmas adatokhoz való hozzáférés.

A szervezeti digitalizációnak köszönhetően tehát jelentősen megkönnyíthetjük a munkavállalók dolgát, aminek eredményeképpen nem csak hatékonyabban dolgozó, de elégedettebb és elkötelezettebb alkalmazottakat is kaphatunk.

Lépések a papírmentes iroda felé

  1. Mindenekelőtt határozzuk meg a konkrét céljainkat, amelyeket a szervezeti digitalizáció által el szeretnénk érni.

  2. Tervezzük meg a papírmentes irodánkat. Elsősorban határozzuk meg, hogy mely dokumentumok kerüljenek digitalizálásra, illetve szelektáljuk és semmisítsük meg azokat, amelyekre már egyáltalán nincs szüksége a vállalkozásnak.

  3. Rendszerezzük és kategorizáljuk be a különböző dokumentumokat. Különítsük el azokat az adatokat, melyekhez bárki hozzáférhet a cégen belül, azoktól a bizalmas dokumentumoktól, amelyek elérhetőségét korlátozni szeretnénk.

  4. Fontos, hogy részletesen tájékoztassuk az alkalmazottakat a szervezeti digitalizációról, illetve az azzal járó jövőbeni változásokról. Ugyanis, ha megfelelően tájékoztatva és edukálva vannak a munkavállalók, akkor a szervezeti digitalizáció folyamatának elkötelezett részeseivé válnak, így sokkal könnyebben és aggodalomtól mentesen fog végbemenni az átalakulás.

  5. Vezessünk be egy dokumentumkezelő programot a digitális iratok könnyű, gyors és szervezett kezelése céljából, illetve digitalizáljuk a papírokat. Ehhez pedig a Rhenus megfelelő segítséget tud nyújtani, hiszen egy  szervezeti digitalizálásra specializálódott külső szolgáltató nagyban megkönnyítheti a vállalkozás dolgát.

 

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus hogyan segíthet a dokumentumok digitalizálásban, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

 

 

Vissza a hírekhez!

Bemutatkozunk

Kapcsolat

Rhenus Office Systems Hungary Kft.

2310 Szigetszentmiklós, Leshegy u 30.

Telefon: +36(24)887-180

Fax: +36(24)887-182