Vállalati dokumentumkezelési stratégiák

Habár a cégek hagyományosan irattároló szekrényekben és fiókokban tárolják a dokumentumaikat és a vállalati dokumentumkezelés is ad-hoc módon történik, ma már eredményesebb és biztonságosabb lehetőségek is rendelkezésre állnak - elég csak a külső irattározásra gondolni!

Napjainkban a digitális dokumentumtárolási stratégiák hódítanak maguknak egyre nagyobb teret és biztosítanak a vállalatok számára egyre fejlettebb megoldásokat. Ettől függetlenül fontos belátni, hogy minden szervezetnek más és más igényei és preferenciái vannak a dokumentumtárolást illetően, így ugyanazok a megoldások nem válnak be mindenhol.

Pontosan ezért szeretnénk ebben a cikkben mélyebben foglalkozni a különböző vállalati dokumentumkezelési és tárolási stratégiákkal, hogy mindenki megtalálja az igényeinek megfelelő megoldást.

Fizikai dokumentumkezelési stratégiák

A fizikai dokumentumok kezelése és tárolása gyakran kimerül abban, hogy a munkatársak az irodai tárolószekrényekbe próbálják belezsúfolni az összes iratot, amelyekhez természetesen így bárki bármikor hozzányúlhat.

Ugyan a dokumentumok tárolásának ez egy olcsó és egyszerű módja, azonban megvannak a maga hátrányai. Egyrészt ez a munkavégzés és a munkafolyamatok szempontjából káoszhoz és folyamatos dokumentum keresgéléséhez vezet, másrészt pedig információbiztonsági szempontból magunk alatt vágjuk a fát.

Mindezek eredményeként nem is véletlen, hogy a külső helyszínen történő irattárolás gyakran vonzóbb opciónak tűnik a vállalatok számára. Egy hozzáértő, dokumentumkezeléssel és tárolással foglalkozó céget megbízni az irataink tárolásával a legjobb és legköltségkímélőbb megoldás, amit csak választhatunk.

Az irodai dokumentumkezelésnek és tárolásnak megvannak a maguk korlátai, még akkor is, ha azt igazán profin és hatékonyan szeretnénk csinálni. Az egyre növekvő papírhalmokat különösen nehéz feladat kezelhető keretek közé szorítani. Arról már nem is beszélve, hogy a munkatársak időnként hibákat fognak elkövetni: az iratok nem mindig fognak a megfelelő helyre kerülni, egyes kulcsfontosságú dokumentumok a kukában fogják végezni és benne van a pakliban az is, hogy egy-egy érzékeny információkat tartalmazó irat eltűnik, vagy rosszabb esetben kiszivárog.

Ezek a hibák mind elkerülhetők, amennyiben kiszervezzük az iratkezelés és tárolás feladatát. A telephelyen kívüli tárolóhelyek teljesen biztonságosak és folyamatosan rendelkezésére is állnak a megbízónak.

Egy másik kulcsfontosságú kérdés a helykihasználás. Egy bizonyos ponton túl az irodai irattárolás túl költségessé válik, hiszen ahelyett, hogy egy új munkatársnak biztosítanánk helyet, inkább iratszekrényekkel telítjük meg a rendelkezésünkre álló teret.

Digitális dokumentumkezelési alternatívák

Az utóbbi években a folyamatosan fejlődő technológiák új dokumentumtárolási és -kezelési lehetőségeket nyitottak meg, mint például a felhőalapú tárolási platformokat vagy elektronikus dokumentumkezelő rendszereket.

A hagyományos iratmegőrzési módszerekhez képest a digitális opciók jobb hozzáférhetőséget és az információk könnyebb felhasználását ajánlják a felhasználók számára.

A digitális rendszerek egyik legnagyobb előnye, hogy segítik a munkafolyamatok hatékony működtetését. Mind a felhőben való tárolás, mind pedig az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek segítségével könnyen oszthatók ki a digitalizált dokumentumok a munkatársaknak, amelyek valós időben módosíthatók és természetesen duplikálhatók is.

Az elektronikus dokumentumkezelési rendszerek használata jelentősen csökkenti a tárolási költségeket. Dokumentumok százezrei tárolhatók a merevlemezeken digitális formátumban, míg a nyomtatott dokumentumok tucatnyi irattartót is igényelhetnek. Egy iratszekrény költsége gyakran megegyezik egy merevlemez költségével!

A dokumentumok biztonságát illetően azonban a felhőalapú szolgáltatások és a dokumentumkezelő rendszerek látható különbségeket mutatnak, amelyeket szem előtt kell tartani.

Bár egy felhőalapú tárolórendszer bárhonnan hozzáférést biztosít a dokumentumokhoz amíg van internetkapcsolatunk, mégis valamivel kevésbé biztonságos, mint egy dokumentumkezelő rendszer. Amennyiben a cég egészségügyi nyilvántartásokat, jogi dokumentumokat és egyéb érzékeny információkat kezel, célszerű biztonságosabb alternatívák után kutatni.

Az elektronikus dokumentumkezelő rendszerek szigorú hozzáférési korlátozásokkal működnek, így alapvetően biztonságosabbak is (a felhőalapú rendszerekkel ellentétben nem az interneten, hanem házon belül működnek).

Ha többet szeretne tudni arról, hogy a Rhenus Office Systems Hungary Kft. hogyan segíthet a vállalati dokumentumkezelés területén, akkor kattintson ide és vegye fel a kapcsolatot velünk az oldal alján, mi pedig hamarosan keresni fogjuk!

Vissza a hírekhez!